ويعتمد البريد الإلكتروني في آلية عمله على العناوين الإلكترونية (electronic addresses) ، إذ ترسل المستندات الإلكترونية إلى عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالمستلِم المطلوب (recipient) .

وتتميز عناوين البريد الإلكتروني بوجود الرمز @ فيها، حيث تُمثِّل الحروف الموجودة قبل الرمز من جهة اليسار اسم الشخص أو الشركة، بينما تشير الرموز الموجودة بعد الرمز @ إلى عنوان الخادم (Server) الذي يستضيف صندوق البريد الإلكتروني لهذه الشركة أو ذلك الشخص (30) .

-ما هو البريد الإلكتروني ؟

يعتبر الكثير من الناس أن البريد الإلكتروني هو أفضل ما في الإنترنت، و للبريد الإلكتروني عدة مزايا تميزه عن الهاتف والفاكس.

ومما يميز البريد الإلكتروني عن البريد التقليدي ما يلي:

1)لا داعي لاستعداد جهاز الشخص المطلوب الاتصال به لمراسلته للاستقبال، كمثل ما يحدث في عملية الفاكس.

2)لن تضطر لمراعاة فروق التوقيت والأبعاد الجغرافية فإذا أرسل جورج (من بريطانيا) رسالة إلكترونية لمحمد في السعودية فكل ما عليه هو معرفة عنوان محمد الإلكتروني ثم الضغط بالماوس على زر واحد فتصبح الرسالة جاهزة للاستلام في جهاز الشركة المقدمة لخدمة الإنترنت والتي يتعامل معها محمد(وفي الواقع يستغرق وصول الرسالة عدة ثواني أو دقائق على حسب الضغط في شبكة الإنترنت لحظة إرسال الرسالة.

3)لا ننس أن تكلفة إرسال رسالة إلكترونية لا تزيد عن تكلفة الاتصال بمزود الخدمة فلا تحتاج لطوابع بريدية ولا أوراق كما أنك لن تضطر لدفع تكلفة إرسال فاكس أو ما شابهه، وكل ما تحتاجه هو اتصال بإنترنت وطريقة للوصول لصندوقك البريدي تتمثل غالبا ببرنامج البريد الإلكتروني.