7)عند ارسال وثيقة (غاية في السرية) ، تُوضع في مظروفين: يُكتب على المظروف الخارجي (سري) ، ويُكتب على الداخلي (سري للغاية) لئلا يلفت نظر الغرباء الى الوثيقة.

8)تُختم الوثائق السرية بالشمع الاحمر عند ارسالها لجهات خارج مكان حفظها.

اتلاف الوثائق:

قد يبدو - للوهلة الاولى - ان اتلاف الوثائق امر عادي لا يتطلب نهجًا معينًا، غير ان هناك طرائق مرعية في هذا الصدد، تردُ على النحو التالي:

1)لا يجوز اتلاف اي وثيقة سرية الا بموافقة جهة الاصدار.

2)تُتلف الوثائق بحيث يستحيل اعادة تجميعها، ويُستخدم في هذا آلات اتلاف الوثائق، ويُحدد مكان خاص لحرقها - وبواسطة لجنة - على ان يوقع ايصال بذلك.

3)لا تُخفض درجة سرية (الوثائق السرية) الا بموافقة جهة الاصدار.

4)تُراجع درجة السرية مع الجهة المصدرة، حسب سرية الوثيقة.

فقدان الوثائق:

عند فقدان آية وثيقة يلزم اتباع الاجراءات التالية:

1)يُبلغ دون ابطاء، عند الاشتباه في احتمال تسرب الوثيقة السرية.

2)عند فقدان أية وثيقة سرية يجري تشكيل لجنة تحقيق فورًا.

3)عند اطلاع شخص - او جهة غير مخولة - على وثيقة سرية، تُخطر الرئاسة وجهة الاصدار فورًا.

4)تبحث لجنة التحقيق عن ظروف فقدان الوثيقة، ونقاط الضعف والاهمال في حفظها وتداولها، ثم توجه بالتصرف حيال المعلومات التي تحتويها الوثيقة المفقودة، والاجراءات المطلوبة لضمان ألا يتكرر ما حدث.

5)تفقد المعلومات سريتها بمضى الزمن، ويتفاوت زمن فقدان السرية تبعًا لنوع المعلومات. فالمعلومات المتعلقة بتحرك شخصية هامة، تنتهي بوصول هذه الشخصية الى الجهة المقصودة. ومعلومات القتال تنتهي سريتها بانتهاء العمليات .. وهكذا. لذلك يجب متابعة درجات السرية وازالتها متى زالت الحاجة اليها، لئلا تتكدس معلومات تحمل درجات سرية لا قيمة لها.

اجراءات التحقيق في فقدان الوثائق:

عند تعيين لجنة للتحقيق في فقدان وثيقة ما، يجب مراعاة التالي:

1)الاطلاع على الاوامر الدائمة والتعليمات الخاصة بأمن الوثائق.