يلي:

الحقيبة الدبلوماسية:

* يُعين رئيس البعثة أحد الموظفين الأكفاء، ليكون مسؤولًا عن استلام وتسليم وتجهيز الحقائب الدُبلوماسية يُسمى «ضابط الاعتماد» ويُصدر تكليفًا مكتوبًا بذلك.

* ترسل الحقائب الدبلوماسية دائمًا بالخطوط الجوية الوطنية، وإذا لم تتوفر الخطوط الوطنية ينتقى أضمن وسائل الطيران: من حيث قرب خط الطيران، وكفاءة الشركة الناقلة، والعلاقات السياسية مع الدولة التي تنتمي إليها الشركة.

* تُسلم الحقائب الدُبلوماسية وتُستلم، دون إبطاء، وعلى وجه أخصّ في حالة الحقائب الصادرة، كيلا تتعرض للعبث والفتح.

* عند استلام الحقائب الواردة من الرئاسة يجب التأكد من أن وزنها مطابق، وأن ختمها، والشمع المختومة به والرصاص، بحالة جيدة، ثم تفتح بمكتب رئيس البعثة، وتقارن المحتويات بكشف الحقيبة، وتبلغ الرئاسة ـ برقيًا ـ عن أي خلل، ويشكل مجلس تحقيق في كل حالة يُشبه أن تسرب قد حدث فيها.

* إذا لم تصل الحقيبة في وقتها تبلغ الرئاسة فورًا، ويتحقق عن أسباب تأخير الوصول.

* لا تفتح الخطابات السرية إلا على أيدي المخول لهم بذلك.

* في حالة الحقائب الصادرة، تُخطر الرئاسة بإرسالها ويتثبت من الرد باستلامها. وقبل الإرسال يتثبت من توضيح محتوياتها بالنموذج المعد لذلك. وإذا تأخر إرسال الحقيبة تُخطر الرئاسة ـ برقيًا ـ وتُحفظ الحقيبة المعدة في خزينة مؤمنة لحين إرسالها.

* إذا كانت الحقيبة لا تصل مباشرة إلى الرئاسة ـ بل يجري تسليمها لخط طيران آخر، أو لطائرة أخرى ـ يفضل أن ترسل الحقيبة للبعثة الدّبلوماسية الوطنية في تلك الدولة، لتتسلمها ثم ترسلها للرئاسة، حتى لا تبقى بالمطار فترة تعرضها لكشف محتوياتها.

* لا يسمح بإرسال الرسائل والطرود الخاصة، إلا بعد معرفة محتوياته ومرافقة رئيس البعثة وتوقيعه عليها.

* في حالة الحقائب «فوق العادة» التي ترسل في غير المواعيد المعتادة، أو لأهميتها الخاصة، تُخطر الرئاسة ـ برقيًا ـ بتاريخ الشحن وموعد إقلاع ووصول الطائرة، والشركة الناقلة، ورقم السفرية.

* يلزم التقيد بقوانين البلد المضيف من حيث وزن الحقائب وشكلها، وهناك دول تحدد وزنًا معينًا للحقيبة «عشرين كيلوجرامًا» مثلًا، فإذا زاد الوزن تُحجز الحقيبة، وتعامل معاملة العفش ( cargo) ، ما يجعل محتوياتها عرضة للكشف.

الشفرة:

* تُحفظ ماكينة الشفرة وكتبها ومفتاحها داخل خزينة مؤمنة، ولا تُخرج إلاٍ للاستخدام.

* تُحل الشفرات وترسل من مكتب مؤمن بواسطة موظف الشفرة المختص، دون أية قراءة جهرية للرموز، خشية ما قدمنا الحديث عنه.

* تُتلف أوراق المسودات ومحاولات الحل، عبر الموظف المختص، وتوضع درجة السرية المناسبة، وتعامل ـ تأمينًا ـ وفقًا لدرجة سريتها.

* لا يُشار إلى معلومات وردت بالشفرة في البرقيات والرسائل غير السرية.

* تُباد مفاتيح الشفرة بعد استلام المفاتيح الجديدة، وتحرر شهادة بذلك ترسل للرئاسة.

* لا يجوز إصلاح ماكينة الشفرة بالبلد المضيف، بل تُرسل إلى الرئاسة في حالة العطبِ.

* يبلغ ـ فورًا ـ في حالة ضياع كتاب الشفرة، أو فقدانه لفترة، ويشكل مجلس تحقيق لتقصى ما حدث وأسبابه، وتُخطر الرئاسة بنتائج التحقيق.

* في حالة تعذُّر حل جزء من الرسائل الرمزية، لا يجوز إرسال ذلك الجزء بوضوح، بل تُعاد معاملته