ماكينات التصوير: فقد يكون هناك مجموعة داخل المكتب لا يعرفون استخدام الآلة

جهاز الفاكس: يجب أن تعرف كيفية استخدام جهاز الفاكس، والطابعة، وجميع الأدوات المشتركة التي يستخدمها الموظفون في المكتب. يجب أن تكون هذه الآلات صالحة للاستخدام ومزودة بكميات كبيرة من لوازمها وقطع الغيار الخاصة بها. كما يجب أن وضع لائحة بسيطة بتعليمات تشغيلها بالقرب منها، وأن تعطي نفسك الوقت الكافي لتتعلم كيف يتم تشغيلها.

الحاسبات الآلية: أحيانًا يستخدم الأشخاص حاسباتهم الآلية الشخصية بطريقة مناسبة، ولكن ليس بصورة كاملة قدر الإمكان. فمعظم الناس يتعلمون وظيفة واحدة فقط من هذه الوظائف. فمن خلال الحاسب الآلي يمكنك إرسال واستقبال رسائل الفاكس، والتعامل مع المصارف، ودفع الفواتير، وشراء تذاكر السفر دون أن تغادر مكتبك أو تزور مكتب البريد. إن الاستفادة القصوى مما هو متوفر من الحاسبات والأدوات أمر مهم. وقد يكون الأهم من ذلك هو العمل باستمرار لإيجاد طرق جديدة لاستخدام هذه الإمكانات.

تعرف على الآلات والأدوات حال دخولها السوق

هناك العديد من الأدوات التي يمكن استخدامها لرفع إنتاجيتك وفعاليتك معًا. قد يعد بعض الأشخاص أداة معينة غير نافعة، فيما لا يستطيع آخر العيش بدونها. استغل الأدوات الموجودة وابحث عن أدوات تناسب أسلوبك وشخصيتك.

نظام حفظ الملفات ونقاط السيطرة على الورق

حتى يمكنك التعامل مع الورق بصورة أفضل، نظم أوراقك وملفاتك حسب تكرار استخدامها. فالأشياء الأكثر استعمالًا يجب أن تكون في متناول يدك. فمكتبك هو مكان عملك. وبالتالي يجب أن تكون الأوراق الموجودة على سطحه هي الأوراق التي تعمل عليها حاليًا.

ينبغي أن يكون لديك نظام مؤلف من ثلاث سلال للورق للسيطرة على تدفق الورق ( الوارد ـ المعلق ـ الصادر) .

حضِّر ثلاث أنواع من الملفات: ملفات عمل، ملفات مرجعية، ملفات حفظ.