التقط أول ورقة في أعلى الكومة وتعامل معها الآن بإحدى الطرق التالية:

نفذها حتى تنجزها بالكامل.

نفذ ما تستطيعه منها، ثم ضعها في سلة المعلقات إذا كان انتظارها قصيرًا جدًا، أو دوِّنها في ملف المذكرات في التاريخ المناسب خلال انتظارها للجواب الخاص بها.

ج. حوِّلها لوظف آخر.

د. استحدث كومة على الأرض للأوراق المطلوبة الخاصة بالأعمال أو المشاريع الجارية حتى تحفظها في ملف العمل.

هـ. استحدث كومة أخرى على الأرض للأوراق التي ستحفظ في الملفات المرجعية إذا كنت بحاجة لها، ولكنها لا تطلب منك أي فعل الآن.

و. استحدث كومة أخرى على الأرض للأوراق التي ستحفظها في ملف الأرشيف.

ز. ألقها فورًا! إذا كانت تافهة، عديمة الفائدة وتعاملت معها من قبل، أو كانت موجودة في مكان آخر.

5.عامل الأمور المعلقة الموجودة على الحاسب الآلي (كالبريد الإلكتروني مثلًا) بالأسلوب نفسه.

6.بهذا تكون قد نظمت ملفاتك. استحدث ملفات علاقي وسمِّها، - لكل مشروع ملف، ولكل فئة مجموعة ملفات- كذلك استحدث ملفات (مرجعية) و (أرشيف) وسمِّها.

7.استحدث ملفات (متابعة شخصية) لكل واحد من مساعديك، ورئيسك في العمل وغيرهم ممن تتصل بهم. ضع اسم كل شخص في الملف الخاص به، ودوِّن فيه ملاحظات تتعلق بالأشياء التي تود التأكد منها حول المشاريع الجارية وطويلة الأجل.

8.استحدث ملف مذكرات. هذا الملف هو جزء من ملفات العمل. إذا كان لديك سكرتير، فيجب أن يكون هذا الملف على مكتبه.

9.امنح نفسك وقتًا كافيًا لفهم إمكانات نظام تشغيل الحاسب الآلي من أجل تنظيم ملفاتك: القرص الثابت (فئات عامة؛ مثل قواعد البيانات وأوراق العمل) ، وسطح المكتب (أشكال أو أيقونات مشابهة لمجموعات الملفات الموجودة على القرص الثابت) ، والملفات الموجودة ضمن البرامج التشغيلية مبوبة إلى أدلة وأدلة فرعية وهكذا. نظم معلومات الحاسب بحيث تكون أقرب ما يكون من التنظيم المتبع في تنظيم الورق.