إذا كانت هذه البرامج تسمح لك بنقل رسائل الفاكس والبريد الإلكتروني إلى أدلة 1- ملفات عمل، 2-ملفات مرجعية، 3- أرشيف. فحدد رسائل الفاكس والبريد الإلكتروني هذه للحفظ واسحبها إلى الدليل الفرعي المناسب لها، أو احذفها.

إذا كان البرنامج لا يسمح بنقل رسائل الفاكس والبريد الإلكتروني، فاستحدث ضمن برنامج الفاكس والبريد الإلكتروني مجلدًا موازيًا حسب الفئات المستحدثة في نظام العمل الورقي.

استحداث وتنظيم دليل عناوين البريد الإلكتروني

إن تنظيم عناوين البريد الإلكتروني في مجموعات لا يسهل العثور على العناوين التي أريدها فقط، وإنما يمكنني أيضًا من إرسال رسائل معينة إلى أفراد المجموعة بسهولة أكبر.

تنظيم سطح المكتب لتسهيل الوصول إلى البرامج والملفات

إن دراسة كيفية تنظيم سطح المكتب وتبويبه لتسهيل الوصول إلى البرامج والوثائق أمر يستحق الجهد.

تنظيم البرامج الأخرى

من بين البنود الأخرى التي تحتاج إلى تنظيم: الكتب، والأرفف، وشنطة المكتب، ودليل العناوين وغيرها.

المبادئ الأساسية لتنظيم هذه الوسائل حسب التجربة هي:

* ضع الأشياء المتشابهة معًا في مجموعة واحدة.

* ضعها في المساحة نفسها أو الحاوية الخاصة بها.

* سِّمها بشكل واضح.

ملخص

اتبع النصائح الآتية

نظِّف المعلقات ونظم مكان عملك. من المحتمل أن تستغرق هذه العملية يومًا أو بعض يوم. ضع جدولًا زمنيًا لتنفيذ هذا العمل إن أمكن حتى تتجنب المقاطعة.

احصل على ثلاث سلال ورقية على الأقل وسمها ("وارد"، و"معلق"و"صادر") ضع في سلة"الوارد"جميع البنود الجديدة، أما سلة"معلق"فهي للأشياء التي لا تستطيع تنفيذها الآن، والأشياء التي خارج نطاق سيطرتك. أما سلة"الصادر"فهي للأشياء التي اكتملت.

ضع على سطح المكتب كل ورقة أو وثيقة موجودة في أدراج مكتبك، وفي السلال الورقية وشنطة المكتب. انظر في كل مكان - تحت نشافة الورق، خلف الستارة وتحت المكتب.