1.استحدث مجلد (وثائقي الخاصة My Document ) إن لم يكن موجودًا بالفعل على القرب الصلب سي). استحدث ثلاث مجلدات فرعية (أدلة) تحت وثائقي الخاصة. سَمِّها 1عمل، 2مرجعي، 3أرشيف. إن وضع العدد"1"بجانب اسم أهم دليل للملفات (ملفات العمل) يضعها في أعلى شجرة وثائقي الخاصة My Document وأما العدد"2"فيضع الملفات المرجعية تحت ملفات العمل .. وهكذا.

وللازدياد حول إدارة الملفات الإلكترونية يرجع لصفحة 83 إلى 85

تنظيم رسائل البريد الإلكتروني والتعامل معها

يتلقى بعض الأشخاص من 150 إلى 200 رسالة إلكترونية يوميًا وهذا كم كبير، وحتى تتمكن من تنظيم هذا الكم الهائل من الرسائل الإلكترونية، فأنت بحاجة إلى تطبيق معظم المبادئ المتعلقة بالملفات الورقية كما هو الحال في السلال الورقية، يمكن للبريد الإلكتروني أن يمتليء بسرعة. لذلك فالمبدأ الذي ينبغي تطبيقه بالنسبة للبريد الإلكتروني هو التالي: (افعله الآن) و (امسحه الآن) .

أجب على رسائلك فور قراءتها. لا تتخم نظام البريد الإلكتروني الخاص بك بالرسائل التي قرأتها - استخدم مفتاح الحذف في غالب الأحيان! أما الرسائل التي يجب عليك الاحتفاظ بها فضعها في الدليل أو المجلد الإلكتروني الصحيح.

احذر من الطباعة إلا إذا كانت ضرورية! فلست بحاجة إلى إضافة أوراق جديدة إلى مخزونك الورقي. كما أنه ليس من المعقول طباعة سطرين على صفحة جديدة.

تنظيم رسائل الفاكس المرسلة من الحاسب الآلي مباشرة

إذا كان لديك جهاز مودم تستطيع توفير الكثير من الوقت والجهد بإرسال الفاكس عبر الحاسب الآلي مستخدمًا في ذلك برنامج فاكس (وفي الوقت نفسه تقليل حجم الورق!)

خطوات تنظيم البريد الإلكتروني ووثائق الفاكس

ابدأ بالتعرف على خصائص نظامي الفاكس والبريد الإلكتروني.