أفضل طريقة للتخلص من المعلومات الفائضة؛ هي منع دخول المعلومات والمهام قليلة الفائدة إلى نظامك. والأفضل من ذلك اختيارها.
أربع طرق لاختيار المعلومات
إن الحل المثالي هو تحليل جميع مصادر المعلومات والحد من المعلومات والحد من المعلومات غير الضرورية من مصدرها، بإبعاد نفسك عن قائمة التوزيع، وإلغاء الاشتراك .... إلخ.
ما وراء سلة الوارد
الطريقة المثلى للسيطرة على هذا الكم الهائل هي بتقسيمها إلى فئات ومجموعات، ومن ثم إعداد وتنظيم أجوبة فعالة لها.
اجمع الأعمال الروتينية
يمكن تسمية عملية تقسيم وتبويت المعلومات"تجميع". إن كل ورقة، وكل رسالة إلكترونية، وكل مكالمة هاتفية، وكل مقاطعة، وكل بند ترسله خارج المكتب هو شكل من أشكال الاتصالات. نفذ الاتصالات والمهام المتشابهة على شكل مجموعات مما يقلل الوقت والفعل ويمكنك من إكمال كل مهمة من المهام بفعالية أكبر.
* من الأسهل عليك تناول مجموعة من الأعمال المكتملة من سلة الأوراق لتوزيعها في الوقت نفسه بدلًا من أن تقوم من مكتبك في كل مرة واحدة تنهي فيها عملًا واحدًا.
* إن تنفيذ جميع أعمال معالجة الكلمات مرة واحدة بدلًا من التنقل بين برامج مختلفة يوفر عليك الوقت في كل مرة تتلقى فيها عملًا لمعالجة الكلمات.
* إن حفظ جميع الملفات في وقت واحد بدلًا من حفظ كل ورقة على حدة يوفر الكثير من الجهد.
* ستلاحظ أن تجميع الأعمال يسمح لك بالاستعداد وتنظيم نفسك مرة واحدة بدلًا من عدة مرات عند تنفيذ العمل بشكل عشوائي.
جدول وتجنب اتخاذ القرار