من المهم التفريق بين تنفيذ كل شيء فور قدومه وبين وضعه دائمًا جانبًا لتنفيذه في وقت لاحق. وهناك طريقة للتعامل مع هذا الأمر. وأشير إليها بعبارة (افعله الآن فيما بعد) نظِّم وقتك لتنفيذ بعض الأعمال (مثل فتح البريد وقراءته، ومعالجة البريد الإلكتروني، والرد على المكالمات الهاتفية إلخ ..) وعندما يحين الوقت افعله الآن، لاتقرأها حتى تكون مستعدًا للعمل. فإن قرأتها نفذها. افعله الآن.
قانون (باركنسون) وتخصيص الوقت
يقول (باركنسون) إن العمل يميل إلى ملء (موافقة) الوقت المتوفر أو المخصص لأدائه. فإن خصصت مثلًا ساعة لتنفيذ مهمة ما، فلديك فرصة أكبر في إنجاز تلك المهمة خلال الزمن الذي حددته.
المجموعات الزمنية
يقول بيتر داركر: إن الفترة الزمنية المثالية للعمل هي 90 دقيقة. حيث تستطيع خلال فترة 90 دقيقة مركزة أن تنتج كمية من العمل أكبر مما تنتجه خلال ضعف هذه المدة في بيئة تكثر فيها المقاطعة والإرباك.
تجنب المكالمات الهاتفية
قرر بألا تتلقى المكالمات بصورة عشوائية خلال اليوم. تأكد من أن جميع الموظفين يفهمون تمامًا الإجراءات الجديدة، من هم المعنيون؟ وماهي الاستثناءات، وكيف يتم تدوين رسالة من الشخص المتصل؟ للرد على المكالمة يجب أن تفهم الرسالة أولًا.
إن عبارة"اتصل أحمد"غير مقبولة في حد ذاتها. اطلب من الموظف المساعد أخذ معلومات كاملة وصحيحة. درب مساعديك على كيفية معرفة حاجة (أحمد) ومتى سيكون (أحمد) جاهزًا لمناقشة الموضوع:"اتصل (أحمد) من أجل تحديد موعد مع فريق المبيعات في نيويورك. سيكون موجودًا بعد الظهر على الرقم كذا وكذا."هذا يساعدك على الاستعداد للرد على المكالمة.
وإذا كان لديك بريد صوتي أو خدمة الرد الصوتي، تستطيع تكوين رسالة تحمل المضمون نفسه: