"آلو! (فرانك) يحدثك. لست موجودًا لاستقبال مكالمتك الآن. هل لك بترك رسالة. سوف أستعد للنقاش وأوافيك بأسرع وقت ممكن. أنا عادة أرد على المكالمات الهاتفية بين الساعة 11.30 صباحًا إلى 12.30 حسب التوقيت الشرقي! أرجو إبلاغي إذا كان هذا الوقت يناسبك. أما إذا كان غير مناسب، فأرجو تحديد موعد آخر؛ حيث تكون موجودًا".

البريد الإلكتروني

من فوائده:

* أصبحت الاتصالات أسهل.

* تكلفة البريد الإلكتروني أقل بكثير من البريد التقليدي.

* احتمال فقدان الرسالة (المعلومات) أقل بكثير.

* بالضغط على مفتاح يتم إرسال الرسالة للعديد من الأشخاص في آن واحد.

* يمكن التأكد من وصول الرسالة إلى المرسل إليه.

* نقل الوثائق أصبح أسهل.

* البريد الإلكتروني أسرع من معظم وسائل الاتصال الأخرى.

* تسمح بعض برامج البريد الإلكتروني: بإرسال رسالة لك شخصيًا في تاريخ مستقبلي كنوع آخر من أنواع المذكرات.

* تستطيع بواسطة البريد الإلكتروني: التنسيق مع مجموعة ما لحضور اجتماع بدلًا من أن تستخدم وقت الاجتماع للإعلانات، وإعداد الإعلانات وإرسالها مسبقًا كرسالة إلكترونية.

وهذا الوجه الحسن له جانب سيئ

* نظرًا لأن البريد الإلكتروني يُسهل الاتصالات، فإنه يصدر عنه الكثير من الرسائل، وبسبب هذه الكثرة في الرسائل، يميل الأشخاص إلى إهمال الرسائل التي يعتبرونها غير مهمة.

* يمكن لنظام البريد الإلكتروني أن يُتخم بالرسائل الإلكترونية.

عند الموازنة بين النظام الورقي والنظام الإلكتروني، أنا أعتبر أن النظام الإلكتروني أداة ممتازة لتحسين الفعالية. غير أن هذا النظام يمكن أن يشغلك تمامًا إذا لم تحسن التعامل معه.

التعامل مع البريد الإلكتروني بالطريقة الصحيحة

حدد فترات زمنية للبريد الإلكتروني واعمل على إنهائه خلالها إن أمكنك ذلك. فإن لم تستطع ذلك، فانظر في كيفية التقليل من عدد الرسائل الواردة إليك.

التقليل من الرسائل الإلكترونية

إليك الكيفية: