ملف المذكرات: ينقسم هذا الملف عادة إلى جزأين: أحدهما مرقم من 1 إلى 12 ويمثل عدد الأشهر في السنة، والجزء الثاني مرقم من 1 إلى 30 ويمثل ايام الشهر. ويستخدم هذا الملف للبنود المعلقة لفترات طويلة، وللمتابعة.

نظام المذكرات

يمكن استخدام ملف المذكرات للتخزين بطريقة ما تحول دون إعاقة سلة المعلقات الخاصة بك.

-إعداد ملفات العمل

من الحيوي جدًا إعداد هيكل معين لنظام الملفات يضم جميع أعمالك؛ بحيث يكون سهل الفهم، وسهل الاستعمال، وأهم من ذلك كله أن يُسهل استرجاع المعلومات التي تحتاجها.

اتبع هذه التوجيهات في أثناء إعدادك لملفات عملك:

اختر درجًا لملفاتك. يفضل أن يكون أحد أكبر أدراج مكتبك. ضع اسمًا مناسبًا وبخط واضح على الدرج.

أزل جميع الملفات التي لا علاقة لها بالعمل: ضعها إما في الملفات المرجعية وإما في الأرشيف.

تأكد من وجود ملف لكل مشروع ونشاط: سم كل بما يناسبه وبشكل واضح.

أعد ملف مذكرة. وبه جزء مرقم من 1 إلى 12 ويمثل شهور السنة، وجزء آخر مرقم من 1 إلى 31 ويمثل أيام الشهر.

تخلص من الملفات التي ليس بها حركة. ضعها إما في الملفات المرجعية أو في الأرشيف.

الملفات المرجعية

ستقوم الآن بإعداد ملفاتك المرجعية التي تحتوي على البنود التالية:

* بحوث المشاريع المستقبلية.

* المشاريع السابقة التي ترجع إليها.

* معلومات الأفراد.

* البيانات الإدارية.

* وغيرها.

في أثناء إعدادك لملفاتك المرجعية، عليك أن تأخذ في اعتبارك هذين الأمرين:

* ما المعلومات التي تود الاحتفاظ بها؟

* كيف يمكن تنظيم ملفاتك المرجعية لتسهيل استرجاع المعلومات؟

إن التخلص من الأشياء صعب على الكثيرين منا. فقط كم من المعلومات يجب عليك حفظه؟ خذ في اعتبارك ما يلي:

* هل تحب الاحتفاظ بالأشياء"لأنك تحتفظ قد تحتاجها"؟

* هل تحتفظ بالكثير في ملفاتك المرجعية؟