* عندما تقرر الاحتفاظ بشيء، خذ بنصيحة"ستيفاني ونستونز"من كتابها"تنظيم الذات"واسأل نفسك:"إذا احتجت إليه مرة أخرى، أين أجده؟".

* هل يستطيع شخص آخر في المؤسسة توفير هذه المعلومات؟ فإذا كان كذلك، فلا تكرر ملفاته إلا إذا كنت تستخدم هذه المعلومات بشكل متكرر.

* هل تحتاج إلى التنسيق مع أي شخص لتحديد من سيحفظ بعض المعلومات؟

* هل أنت بحاجة للتنسيق مع أي شخص تشاركه الملفات المرجعية حول كيفية تنظيمها.

قد تساعدك الأفكار التالية في كيفية تنظيم ملفاتك المرجعية:

اذكر المكونات الرئيسية لعملك.

سم ملفاتك بصورة واضحة وبالشكل المناسب

تصفح الملفات الحالية وتخلص من الأوراق عديمة الفائدة.

استخدام الملفات العلاقي في تنظيم الأدراج بفئة أو أكثر.

هيكل الملفات المرجعية

رتب الملفات حسب الحروف الأبجدية.

سم أدراج الملفات بحروف كبيرة وواضحة لتسهيل استرجاع الملفات وإعادة وضعها في مكانها بسرعة. يرجع للكتاب صفحة 75 إذا احتيج لذلك.

ملفات الأرشيف

صفحة 76 يوجد بها حديث عن الأرشفة للمؤسسات والشركات يرجع لها عند الحاجة.

رؤوس أقلام لتحسين نظام الملفات في مكتبك

إن الاقتراحات التالية تجعل ملفاتك أكثر فاعلية:

* استخدم الملفات العلاقي: فهي تسهل إعادة الملفات إلى أماكنها الصحيحة، وتحوي أكثر من ملف حول الموضوع نفسه.

* سم الملفات بحروف كبيرة وواضحة حتى يسهل استرجاعها وإعادتها إلى أماكنها الصحيحة.

* وازِ بين ملصقات أسماء الفئات والفئات الفرعية.

* استحدث فهرسًا للملفات المرجعية الكبيرة.

حفظ الملفات وتسميتها

الملفات الإلكترونية

نقترح ما يلي لتنظيم الحاسب الآلي والملفات الإلكترونية:

استحدث نظام ملفات لملفات الوثائق في الحاسب الآلي.

استحدث نظامًا لتخزين رسائل الفاكس والبريد الإلكتروني التي ستحتفظ بها.

اجعل نظامك يعكس تنظيم معلوماتك الأخرى المتبقية (الورقية منها والإلكترونية) .