يعتبر الهاتف في الأساس إحدى وسائل توفير الوقت ، لكن إساءة استخدامه قد

تجعله من مضيعات الوقت ، ولتفادي ذلك:

* عليك أن تنظر إلى الهاتف بوصفه آلة لتوصيل الرسائل فقط .

* ولهذا: أوقف المكالمة مباشرة عند انتهاء هذا الهدف .

* الاختصار في المكالمة يمكن تسهيله بأن تخطط للمكالمة والحوار من قبل ،

وذلك بكتابة الموضوعات التي تود التحدث فيها وتضعها أمامك ، كما عليك إجراء

المكالمات المتشابهة والتي تحتاج إلى إعداد متقارب وجو نفسي واحد ... عليك

إجراء هذه المكالمات متتابعة ، وذلك في حالة طلبك لآخرين .

* ويمكنك تحديد وقت معين تستقبل فيه مكالمات الآخرين ، إلا إذا كانت

المكالمة ذات أهمية فلا بد من استقبالها حال ورودها .

* والوقت المناسب للرد على مكالمات الآخرين هو في فترات انخفاض

إنتاجيتك ، فلا تستخدم الهاتف في فترات صفائك وارتفاع إنتاجيتك . أما فترات

الصباح الباكر عندما يبدأ الناس أعمالهم فتتميز بأنها أفضل وقت لالتقاط الخط من

أول محاولة .

* كما ينبغي أن تلاحظ فترات وجود الشخص المطلوب .

* وعندما تكون المناقشة مثيرة للأعصاب ، وعندما يوجد خطر تحطيم

العلاقات الجيدة مع الآخرين .. فلا بد أن تفكر أكثر من مرة قبل استخدام الهاتف ؛

فالحوار الهاتفي السيئ يمكن أن يكلفك ساعات من الوقت الضائع فيما بعد لمعالجة

سوء الفهم الذي حصل .

التنفيذ لب العمل:

هناك بعض المبادئ والإجراءات التي تتصف بالصفة التنفيذية المحضة والتي

تساعد أيضًا على استثمار الوقت بشكل جيد ، وهي تقوم على أن نأخذ بعنان

المبادرة بأنفسنا ، فكلما قلّت إدارتنا للوقت وسمحنا للآخرين بتحديد ما نقوم به من

عمل: عملنا أكثر وأنتجنا أقل ..

وللسيطرة على إدارتك للعمل لا بد من استحضار برنامج العمل اليومي ،

وذلك:

* بصنع قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها .

* ولا تنس أن يكون عملك مجزأً بين إنجاز عمل اليوم والتفكير في أعمال

الغد ونشاطاته .