3.السلام على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية الإسلام .

4.افتتاح الاجتماع بحمد الله والصلاة والسلام على رسول الله ثم تلاوة شيء من القرآن إن أمكن .

5.التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيان مهمة كل واحد في الاجتماع.

6.اختيار مسئول الاجتماع ومقرره إن لم يسبق بيان ذلك .

7.تذكير الحاضرين بجدول الأعمال وترتبيه في العرض وزمن كل فقرة من الجدول إن أمكن ذلك .

8.تحديد نهاية الاجتماع ليكون الجميع على بينة من أمرهم .

9.إتاحة الفرصة للجميع للمشاركة في الحوار والنقاش بالعدل والسوية .

10.عدم الخروج من أي فقرة من فقرات جدول الأعمال قبل اتخاذ قرار محدد وواضح فيها وتسجيل ذلك أولًا بأول ولابد أن تكون القرارات بالإجماع أو الأغلبية من الحاضرين أو حسب لوائح ونظم المؤسسة .

11.لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن موضوع الاجتماع ، أو يعود للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه، أو يسيء إلى غيره، وليكن هذا التذكير بأدب ولطف في العبارة.

12.في نهاية الاجتماع تعلن القرارات والنتائج التي تم التوصل إليها وما يخص كل عضو منها .

13.إنهاء الاجتماع في وقته المحدد وعدم تمديده إلا لضرورة أو بموافقة الحاضرين .

عوامل النجاح بعد الاجتماع:

1.تزويد كل عضو بما يخصه من قرارات الاجتماع .

2.تبليغ الجهات التي لم تحضر الاجتماع بما يجب عليها تنفيذه من قراراته .

3.حسن توديع المشاركين في الاجتماع .

4.وضع خطة تنفيذية لتنفيذ قرارات الاجتماع ودوام متابعة ذلك وتقويم مدى التقدم نحو تحقيق هدف الاجتماع .

أسباب فشل الاجتماعات:

1.عدم وضوح الهدف من الاجتماع لدى المشاركين فيه أو عدم قناعتهم بهذا الهدف .

2.عدم التخطيط الكافي للاجتماع من حيث إدارته أو وضع جدول أعماله أو تجهيز احتياجاته .

3.سوء التبليغ للمشاركين بجدول الأعمال وهدف الاجتماع وزمانه ومكانه .

4.عدم حضور المشاركين في الزمان أو المكان لهما .