يتم خلال ورشة العمل وضع التوصيات والاقتراحات اللازمة لتحسين البيئة الرقابية والمخاطر غير المسيطر عليها ليتم بعد ذلك عرض نتائج هذه الورشة والتوصيات على لجنة المخاطر لمناقشتها وما مدى قابليتها للتطبيق وتأثيرها على سير العمل.

ويتم رفع محضر اجتماع بنتائج هذه المناقشة لمجلس الإدارة لاعتمادها.

سابعًا: إعداد الكشوفات:

بمجرد اعتماد نتائج ورشة العمل والتوصيات من قبل مجلس الإدارة تتولى دائرة المخاطر استخراج مجموعة من الكشوفات التي تساعد الوحدة في إدارة مخاطرها ونذكر منها على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:

1 -كشف المخاطر

2 -كشف تأثير المخاطر

3 -كشف الإجراءات الرقابية

4 -كشف تأثير الإجراءات الرقابية

5 -المصفوفة

6 -رسم بياني للقدرة على التحمل اتجاه المخاطر

7 -رسم بياني عن وضع المخاطر في الوحدة

8 -جدول الفحوصات الرقابية

بناءًا على متطلبات لجنة بازل (II) والتي تقضي بضرورة بناء قاعدة بيانات بكافة الأخطاء والخسائر التشغيلية التي تحدث في البنك بهدف تحليلها والحد من تكرار حدوثها مستقبلًا وذلك بتقييم ورفع كفاءة الإجراءات الرقابية المطبقة بالبنك، الأمر الذي يتوجب على كافة الجهات ضرورة إبلاغ دائرة المخاطر بالأخطاء والخسائر التشغيلية التي تحدث والمعالجات التي تم تبنيها.

أولًا: آلية جمع وبناء قاعدة بيانات بالأخطاء التشغيلية

يتعين على كل وحدة من وحدات البنك توثيق وكتابة كل خطأ يحدث معها لدائرة المخاطر سواء أدى أو لم يؤدي إلى خسائر. وكذلك يجب على الجهات التالية إبلاغ دائرة المخاطر عن أي أخطاء أو خسائر تشغيلية ابلغوا فيها:

-الدائرة القانونية.

-دائرة التفتيش والتدقيق الداخلي.

-دائرة العمليات البنوكية.