تمر المؤسسة بمراحل تحدث فيها عدة عمليات مالية تبعا للنشاط الذي تقوم به ويقوم المختصون بتحليلها والخطوة المباشرة بعد التحليل هي إثباتها في الدفاتر المحاسبية من أجل توثيق هذا التحليل ومعالجة هذه العمليات المالية. ومن أجل إثبات هذه العمليات المالية في الدفاتر المحاسبية لا بد من وجود أوراق تثبت حدوثها مثل: الفاتورة، الشيك، الكمبيالة، القسائم الخاصة بالبنوك، الإشعارات ... بعد الإثبات لا بد من إنشاء مجموعة من السندات من أجل استخدامها لتسجيل العمليات المالية في الدفاتر المحاسبية وهذه السندات هي:
-سند القبض: وهو السند الذي يعد من أجل قبض مبالغ مالية أو شيكات.
-سند الصرف: وهو السند الذي يعد من أجل لإثبات دفع مبالغ مالية أو شيكات.
-سند القيد: وهو السند الذي يعد من أجل إثبات العمليات الغير نقدية.
لتسجيل العمليات المالية في الدفاتر المحاسبية (دفتر اليومية) يتم اعتماد نظام القيد حسب نظرية القيد المزدوج.
1 -نظرية القيد المزدوج:
تنص هذه النظرية على أنه لكل عملية مالية في المنشأة طرفان متساويان في القيمة أحدهما يقدم شيئا والآخر يأخذ هذا الشيء، والحساب الذي يأخذ هذا الشيئ يجعل مدينا والحساب الذي يعطيه يجعل دائنا وقد أوجد هذه النظرية عالم الرياضيات لوقا باتشيلو.
أ- أنواع القيود المحاسبية:
-القيد البسيط: وهو القيد
-القيد المركب: وهو القيد
ب- قواعد نظرية القيد المزدوج:
-لكل عملية مالية طرفان طرف مدين وطرف دائن.
-كل من يأخذ فهو مدين وكل من يعطي فهو دائن وتنطبق هذه القاعدة على الحسابات الشخصية.
-كل ما زاد فهو مدين وكل ما نقص فهو دائن وتنطبق هذه القاعدة على الحسابات الحقيقية.
-جميع المصروفات والخسائر مدينة وجميع الإيرادات والأرباح دائنة وتنطبق هذه القاعدة على الحسابات الوهمية.
2 -دفتر اليومية:
وهو الدفتر الذي تقيد فيه العمليات المالية للمنشأة وفقا لقاعدة القيد المزدوج أولا بأول حسب تسلسل تاريخ حدوثها.
أ- التسجيل في دفتر اليومية:
يتم التسجيل في دفتر اليومية وفقا للخطوات التالية:
-كتابة التاريخ.
-كتابة اسم الحساب المدين في خانة البيان على السطر الأول من القيد في أقصى اليمين مع المبلغ.
-كتابة اسم الحساب الدائن في خانة البيان على السطر الثاني من القيد في أقصى اليسار مع المبلغ.
-إعطاء شرح مختصر لكل عملية بعد القيد.
-ترك سطر دون كتابة بعد كل قيد لتحقيق استقلال ووضوح كل قيد عن غيره من القيود.
-التأكد من تساوي المبالغ المدينة مع الدائنة.