تعامل مع البريد الإلكتروني والمذكرات الداخلية مرة واحدة في اليوم وفي وقت معين، ربما في الصباح قبل بدء الاجتماعات والنشاطات الأخرى. حسب طبيعة عملك، حدد وقتًا يتراوح بين 30 إلى 60 دقيقة للتعامل مع جميع الأوراق التي تتراكم في صندوقك اليومي.

استخدام شبكة الإنترنت

تحدثنا في بداية الفصل عن البريد الإلكتروني. إذا كانت الشركة تملك موقعًا على الإنترنت، فمن المهم زيارة هذا الموقع من وقت لآخر والاطلاع على المعلومات الجديدة فيه.

البحث عبر الإنترنت

هناك العديد من الطرق لاختصار الوقت، تضم بعض أهم قواعد استخدام شبكة الإنترنت بشكل فعال ومنها:

* دون المواقع الممتعة والمفيدة.

* تعرف على مختلف محركات البحث المتوفرة على الشبكة.

* تعلم كيفية استخدام محركات البحث بشكل فعال.

* لا تكن فضوليًا جدًا فيم يخص شبكة الإنترنت، فإذا فتحت الإنترنت، يجب أن يكون لديك هدف محدد. التزم بهذا الهدف وتجنب إضاعة الوقت بحثًا عن شيء آخر.

القراءة

يجب التعامل مع القراءة بالأسلوب نفسه. حدد فترة زمنية وقم بالقراءة حسبما تفضل. عندما تقرأ أمرًا، تعلم كيف تقرؤه بسرعة. إن القراءة السريعة يمكن أن تختصر نصف الوقت المستغرق بالتدرب على النظر إلى المادة حسب (المفهوم، الجملة، الفقرة، أو الصفحة) بدلًا من قراءتها كلمة كلمة كما تعلم معظمنا كيف يقرأ.

الاجتماعات الفردية الأسبوعية

تمثل الاجتماعات الأسبوعية الفردية بين المدير ومساعده يرجع لها في الكتاب لمن أراد الاستفادة منها118

الاجتماعات الأكثر تأثيرًا

حققنا نجاحًا بجعل هذه هذه الاجتماعات فعالة. وقد علمتنا الخبرة عدة أشياء:

حدد غرض الاجتماع.

يجب الإعداد لها جيدًا.

يجب الالتزام بها بموضوع الاجتماع.

يجب أن يسفر الاجتماع عن قرارات. يجب أن يحدد قرار من القرارات:

ما الذي يجب فعله؟

من سيقوم بذلك؟

متى يجب فعله؟

وزع محضر الاجتماع فورًا والتزم بالقرارات المتخذة.

التعامل مع المقاطعات في العمل