النظارة على حفاظ الكتب لأداء الخدمة (س 303 - 306) ويرى الباحث في هذا الشرط بعد نظر الواقف من الناحية التنظيمية والإدارية للمكتبة، وحرصه على أداء الخدمة المكتبية على أحسن وجه.

سادسًا: ومن الشروط أن تعمر وتجدد المكتبة لدى الحاجة برأي المتولي (س 307 - 308) ويلاحظ هنا اهتمام الواقف بعملية الصيانة والترميم لمبنى المكتبة عند الضرورة إذا ما رأى مدير المكتبة ذلك مهمًا.

سابعًا: أما من حيث المحافظة على مقتنيات المكتبة من حيث عددها وصيانتها، فقد اشترط الواقف: عمل جرد للكتب الموقوفة مرة كل ثلاث سنوات بأشراف قاضي المدينة المنورة وذلك في شهر محرم الحرام. وأن يتم هذا الجرد - في حضور حفاظ المكتبة وخدامها -بمطابقة الكتب على دفتر تسجيل الكتب المخصوص مع ترميم الكتب الرسائل المخرقة والمهترئة عند الضرورة وحددت الوقفية مبلغ عشرون ريالًا لإطعام الطعام أيام الجرد، وخمسة وعشرون ريالًا للقاضي الذي يشرف على هذه العملية (س 310 - 321) .

ثامنًا: هناك بعض الشروط التي ليس لها علاقة بالمكتبة ولا بمجموعاتها ولا بالخدمة المكتبية ويصرف عليها من غلة وقف الشيخ عارف حكمت المذكور مثل: قراءة منقبة الولادة النبوية الشريفة في بداية شهر ربيع الأول من كل سنة، على أن يشترى بمبلغ خمسين ريالًا من العود وماء الورد والحلاوة؛ لتبخير المجلس وإعطاء الحاضرين (س 309 - 311) .

إلا أن الوثيقة لم تحدد المكان الذي تقرأ فيه المنقبة الشريفة هل المسجد النبوي أم المكتبة، كذلك اشترط قراءة المنظومة الجليلة للمولد النبوي عند دخول شهر ربيع الأول في كل سنة بالجامع الشريف بمدينة سلسترة بتركيا، كما تقرأ أيضا قصة ولادة الرسول عليه الصلاة والسلام مع بداية ربيع الأول من سنة في جامع بلتك الشريف