تغطي الجمع والحجز وتحتاج إلى الملاحظة ... المعالجة تتضمن جمع المعلومة في شكل يسمح بتخزينها أو استعمالها مباشرة ... تخزين المعلومة يسمح للنظام بتأدية دوره كذاكرة خاصة فردية أو جماعية، إذ يمكن من الاحتفاظ بالمعلومة إلى حين ظهور الحاجة إليها. ... الإرسال أو البث يضمن التنسيق وتحقيق الارتباط بين مختلف عناصر المؤسسة، كما يضمن الارتباط مع المحيط الخارجي.

وفيما يلي شرح لهذه الوظائف 8

1 -الحصول على المعلومات: تتمثل الوظيفة الأولى لنظام المعلومات في جمع المعطيات سواء من البيئة الخارجية أو البيئة الداخلية، وبصفة عامة هناك مصدرين للحصول على المعلومات:

أ- المصادر الداخلية: وهي كل الوثائق المحاسبية والإدارية التي تتوفر على معلومات تصف نشاط المؤسسة، كأرشيف المؤسسة على مستوى كل قسم، ملفات الزبائن، تقارير البائعين التابعين للمؤسسة، تقارير الاتصالات التجارية.

ب- المصادر الخارجية: إن الحصول على المعلومات الخارجية يحتاج إلى مجهودات وقدرات أكبر من أجل امتلاكها، لأنها غير موجودة في المؤسسة نفسها، وللحصول عليها يجب القيام بالتحقيقات واستطلاع ومقابلات ... إلى غيرها من الطرق والوسائل التي يمكن أن تستخدمها.