المطلب الرابع: مسؤوليات وظيفة التخزين

يقصد بمسؤوليات وظيفة التخزين الأنشطة التي تؤديها هذه الوظيفة وما يحققه كل نشاط منها من أهداف [1] .

1/ توفير النفقات: تأخذ هذه المهمة مكان الصدارة في مجمل مسؤوليات وظيفة التخزين وخاصة إذا كان حجم الاستثمار في مجال التخزين كبيرًا، و يكون مصدر الوفرات من خلال:

-الاحتفاظ بأقل ما يمكن من المواد في المخازن، و عدم تجميد راس المال.

-ضمان استمرار الإنتاج، و ضمان تدفق المواد.

-الحفاظ على المخزون من التلف، أو الفقدان.

-التخزين الجيد و الاستخدام الكفء للمساحات المخزنية.

2/ استلام المواد: تعد مسؤوليات الاستلام بداية العمليات المخزنية، فهي تستلم كافة المواد من السلع و آلات و معدات و مواد أولية، انتظارًا لإرسالها لموقع الإنتاج بالنسبة للمواد الأولية و الآلات، أو توجيهها للزبائن كبضائع جاهزة.

3/ الفحص و التفتيش: تتعلق هذه المسؤولية بضمان جودة المواد ... و التحقق من وفاء المورد بالتزاماته و تؤدي هذه المهمة داخل المخازن سواء عند الاستلام أو قبل إرسال المواد لعملية الإنتاج للتأكد من عدم تلفها.

4/ توصيف المخزون: تقوم وظيفة التخزين بإعداد دليل يضم توصيفا كاملا للأصناف المختلفة من المواد المخزنية، و تحديد مواقعها، و بيان مواصفاتها التفصيلية لتسهيل عملية الاستدلال عليها.

5/صرف المخزون: و تتم هذه العملية عند استلام وظيفة التخزين لطلبات رسمية من أقسام وظائف المؤسسة المختلفة التي هي بحاجة لمواد مختلفة من اجل القيام بأعمالها، و الذي يكون إما داخل المخازن أو لن تقوم وظيفة التخزين بإيصال الطلبية إلى الجهة الطالبة.

6/ المحافظة على المخزون: و ذلك بتوفير الظروف المخزنية الملائمة و حماية المخزون من أخطار التلف و السرقة و إضافة إلى حمايته من المؤشرات الطبيعية المختلفة.

7/ مسك السجلات: و نعني بالسجلات مجموعة المستندات و البيانات و الملفات ذات العلاقة بالمواد المخزنية لمعرفة حركة المواد، أي الكميات الواردة و الطلبات المنفذة، و أرصدة كل مادة مما يساعد وظيفة التخزين على القيام بعملها بشكل مناسب.

8/جرد المواد: و نعني به الجرد الفعلي للمواد و مقارنة الأرصدة الفعلية بالأرصدة الدفترية.

(1) (علي الشرقاوي، كتاب المشتريات و إدارة المواد و المخازن , جامعة بيروت العربية، 1994،ص 228