رابعًا: التخطيط من خلال مبدأ «الادارة بالاهداف»

نقدم في ما يلي ما يعرف بطريقة الادارة بالاهداف وهي - بكل بساطة - تدور حول «من» سيقوم ب «ماذا» و «كيف» و «متى» . ويشتمل التخطيط بالاهداف على أربع خطوات أساسية هي: الاعداد والتجهيز، واتخاذ القرار، وإبلاغ من يعينه القرار، ثم التحكم والضبط.

أ - الاعداد والتجهيز

على المنظمة القيم بالخطوات التالية أثناء مرحلة الاعداد والتجهيز للخطة:

1 -بين الاهداف بأقصى قدر ممكن من الوضوح والتحديد وتجنب العموميات.

2 -جمع الحقائق بأقصى قدر ممكن من الوضوح والتحديد وتجنب العموميات.

3 -التشاور مع كل من له علاقة بوضع الخطة أو بتنفيذها بشكل مباشر أو غير مباشر والتشاور أيضًا مع أهل العلم والفكر وذوي الاختصاص ممن ليست لهم علاقة بالخطة.

ب - اتخاذ القرار

على المنظمة في هذه المرحلة اتخاذ الخطوات التالية:

1 -تحليل جميع المعلومات ووضع التصورات المحتملة بكافة نتائجها الممكنة دون التقيد بالمجددات المالية أو غيرها في هذه المرحلة.

2 -تطوير مسارات بديلة للعمل يؤدي كل منها إلى تحقيق الاهداف المنشوردة.

3 -تقويم البدائل المطروحة واختيار أفضلها، ودراسة مدى توافر الموارد (الحالية والممكنة) ، والفوائد التي ستعود على المجتمع (أقصاها وأدومها) ، والاطار الزمني (المتوقف على المحددات البيئية) .

4 -وضع معايير وقياسات واقعية ومجدية وقابلة للتطبيق.

ج - تتم عملية الاتصال في إطار عملية التخطيط بعد إقرار خطة محددة نهائية، وذلك وفق الخطوات التالية:

-حدَّد بالضبط كل من ستكون له صلة قريبة أو بعيدة بالخطة، والاستفادة من المعلومات التى تم جمعها حول الجمهور المعني بالخطة.

2 -اختر ونفّذ أفصل الطرق لتبليغ المعنيين بالخطة.

3 -تأكد من فهم من له علاقة بالموضوع للخطة وقبوله لها مع السماح بشيء من المرونة فيى تنفيذ مهامهم المختلفة.

د - الضبط

تضم هذه المرحلة من عملية التخطيط الخطوات التالية:

1 -تحديد نقاط ومعالم على الطريق تعين على تقويم برامج العمل من حين لاخر والاطمئنان على سلامة سير العمل في الاتجاه المؤدي إلى أهداف المنشودة.

2 -مقارنة النتائج الفعلية بالنتائج المتوقعة، مع التمييز بى الاخطاء المترتبة على العوامل الطبيعية التي لا يمكن التحكم فيها، وتلك الناتجة عن التنفيذ المعوجّ للخطة.

3 -اتخاذ الاجراءات التصحيحية كلما دعت الضرورة، بما في ذلك إعادة تحديد الاهداف إذا ثبت عدم جدواها، وتغييرها اّذا أصبحت غير ممكنة التحقيق، أو تغيير الخطة بكاملها إذا كانت هناك دواع لذلك. إن التصحيحات أفضل من الكوارث التي يمكن أن ينتهي إليها العمل.

خامسًا: فعالية التخطيط