أ - الاعتبارات السابقة

عندما تتم صيغة خطة العمل مسبقًا عن وعي وبصيرة والتزام تصبح مؤهلة لان تحدد مسار العمل كله طوال العام. كما ينبغي أن تحد من ضرورة اللجوء إلى أسلوب «التخطيط من خلال أزمات» المضيع للوقت والموارد البشرية والمالية والمُتِلف للسمعة.

ولتحقيق النتائج المرجّوة، يجب أن تخضع الخطة للمتابعة وتقويم مدى تطابقها مع الغايت الكبرى مرة كل ثلاثة أشهر.

كما يجب أن تخضع كل دراسة تسبق التخطيط للاعتبارين التاليين اللذين قد يبدوان للوهلة الاولى متضاربى، وهما:

1 -لا يمكن التخطيط لعمل ما خارج ما تسمح به الموارد السنوية المخصصة.

2 -لا يمكن التخطيط لعمل ما خارج ما تسمح به الموارد السنوية المخصصة.

ب - التخطيط المركزي والتخطيط اللامركزي

يكون التخطيط إمّا مركزيًا أو لا مركزيًا. ويم التخطيط المركزي في هيئة هرمية الشكل، يحدد فيها المسؤول الاول الاهداف للهيئة التنفيذية، ويستعرض المعايير والنتائج المتوقعة، ويوفر المعلومات واحتياجات التدريب والاعداد، ويشرح الاجراءات المتبعة ويطور ويحسن طرق العمل الراهنة، ويقوم على تنفيذ النظام، ليضمن قيم كل عضو بدوره في تنفيذ الخطة.

أمّا في التخطيط اللامركزيى، فإن الرئيس وأعضاء الهيئة القيادية يتشاورون مع الاعضاء في مختلف مراحل التخطيط والتنفيذ، وتكون المعلومات والاستفادة منها في هذه الحالة متاحة للجميع. كما يكون التدريب نوعًا من التعليم ويتم في مواقع العمل ذاتها، ولا يطرد عضو من المنظمة لارتكابه خطأ ما، بل يم تشجيعه للتعلم من أخطائه.

مواصفات الخطة الفعَّالة

1 -التحديد في الخطط شرذط أسياسي لتحفيز الاعضاء على العمل والمشاركة.

2 -يجب أن يكون محور الخطة هو العمل، وينبغي الاعتدال بين عسر العمل ويسره، ويجب صيغة الخطط بلغة سهلة الفهم على من يولّون تنفيذها.

3 -يجب أن تكون الخطط مرنة، خاصة عند كثرة العوامل التي يصعب التحكم فيها أو السيطرة عليها.

4 -يجب أن تتفق الخطط مع أهداف المجتمع والامة بصفة عامة.

العلاقة بى عامِلَي الزمن والمال

أ - التأخر في كتابة الرسائل بحيث يتعذر إرسالها ببريد الدرجة الثانية أو الثالثة يترتب عليه إرسالها ببريد الدرجة الاولى وبتكاليف أعلى.

ب - التأخر في إرسال الدعوات لحضور نشاط معين يترتب عليه شراء تذاكر سفر بتكاليف أعلى وذلك لفقدان مزيّة التخفيض التي تقدمها شركات الطيران بناء على شروط أو خلال فترات معينة.

أفكار مفيدة للتخطيط الفعال

1 -الخطط التى تنفذ فعلًا هي التي يشارك في إعداد أفراد مسؤولون عن تنفيذها.

2 -يجب أن يكون لدى جميع المساهمين في التخطيط قدر من الفهم المشترك للعالم ونظرة موحلة للحاضر والمستقبل.