3 -إن مستوى الاداء لدى المخططين يكون أفضل إذا ما اهتموا بالقضايا أكثر من اهتمامهم بالوسائل، وركزوا على جواهر الامور (ماذا) أكثر من تركيزهم على شكلياتها (كيف) ، لان هذه سيأتي دورها فيما بعد.

4 -ينفر أغلبية الناس من التخطيط لان الخطة توجد التزامًا ينبغي الوفاء به، ولهذا فعلى مسؤول التخطيط أن ؤجل تحديد مهام تحقيق الاهداف المستقبلية حتي يكوزون لدى مجموعة التخطيط الحماسة الكافية للعمل.

5 -حيث أنه لا يمكن تطبيق سوى عدد محدود من الاستراتيجيات في آن واحد، فمن المهم تحديد الاهداف الاساسية وإعداد القدر المناسب من الاستراتيجيات لتحقيقها.

6 -رغم فوائده الكبرى، كثيرًا ما يعرض التخطيط إلى الاهمال بسبب ما يتطلبه من جهد ذهني ودأب وتفكير أصيل.

7 -للاستفادة من التخطيط تذكّر دائمًا الترتيب التالى: خطَّط، نفِّذ، راجع.

8 -يجب وضع الخطط في الاطار الذي تسمح به المحددات الزمنية والبشرية والمالية والقيمة.

سادسًا: خطة العمل السنوية

خطة العمل وثيقة ترسم مسار المنظمة خلال فترة معينة. وتقع مسؤولية إعداد هذه الوثيقة، في إطار هيكل تنطيمى له لجنة تنفيذية وأمانة عامة دائمة، على مسؤول الامانة بالتشاور مع رئيس اللجنة التنفيذية، الذي يتحمل المسؤولية النهائية عن إعداد خطة ناجحة، وتقديمها للّجنة التنفيذية للموافقة عليها، ثم التأكد من تنفيذها.

وأهم عنصر في خطة العمل هو تحديد مواعيد بداية كل نشاط في الخطة ونهايه. ويمكن تحديد ذلك بتقدير الفترة الزمنية المطلوبة لكل نشاط وتحديد دوره في خطة الوحدة، و من ثمَّ تعيى موقعه فيى الجدول الزمني. وينبغي أن تأخذ هذه العملية فيى الحسبان مدى توافر العنصر البشري والمعدات المطلوبة، وتحديد المعالم الرئيسية في تحقيق كل نشاط من أنشطة الخطة.

كما يجب إعداد مسوّدة نهائية للخطة على أساس تكامل خطط الوحدات، وعلى كل ممثل إقليمى إعداد خطة إقليمية من مجموع خطط الوحدات في إقليمه، وعلى كل مسؤول قطاع إعداد خطة للادارة آخذًا في الاعتبار الخطط الميدانية. يأتي بعد ذلك دور منسق التخطيط فيى مركز المؤسسة الرئيسي كي يحقق التكامل المطلوب بين جميع هذه الخطط من أجل إعداد المسودة النهائية للخطة.

يعتمد هذا المشروع بعد مراجعته وموافقة أعلى جهاز مسؤول في الهيئة ويصبح هو الخطة السنوية الرسمية لها.

سابعًا: ملف التخطيط - الاسئلة الثمانية

مفاهيم التخطيط وأساليبه قابلة للتطبيق على مجموعة متنوعة من الحالات، وسنقوم هنا باختيار حالتين مختلفتين في الوقت والظروف كمثالين لتوضيح هذه الفكرة. ويوضح التعليق الوارد في نهاية كل مثال كيفية استخدام نظام الثمانية والاستفادة منه في تحديد مهام التخطيط ومتطلباته.

للتعرف على كيفيع إعداد خطة عمل، ينبغي الرجوع إلى «ملف التخطيط» الذى يحتوي على الاسئلة الثمانية، وهي التي يجب أن تتم الاجابة عنها من قبل كل مخطط. هذه الاسئلة هى:

س 1: ما هدف مهمة التخطيط؟