يؤكد (DeNisi & Griffin, 2001: 298) أن هناك أربعة أسباب أساسية تكمن وراء تحديد مستوى الأداء، هي:

1.أن تحديد مستوى الأداء يوفر المعلومات التي على أساسها تتخذ العديد من قرارات النقل والترقية.

2.أن تحديد مستوى الأداء يتيح الفرصة لمراجعة وإعادة النظر في سلوك المرؤوسين.

3.يعتبر تحديد مستوى الأداء جزءًا من عملية تنظيمية مهمة، فمن خلالها يمكن مراجعة خطط ونظم العمل.

4.يوفر تحديد مستوى الأداء أساسًا قويًا يمكن الاعتماد عليه في تحسين وتطوير مستويات الأداء بالمنظمة.

ويعلل (Dessler, 2003: 323) دور المشرف في عملية تحديد المستوى إذ يعتبر مستوى الأداء إحدى المهارات الإشرافية الأساسية، فالمشرف هو الذي يقيم الأداء الفعلي لمرؤوسيه، والمشرف يجب أن يكون عادلًا في عملية التقييم فلا يقيم مرؤوسيه بمعدلات أداء أعلى أو أقل من اللازم لأنه في هذه الحالة يتجنى عليهم، لذا فإنه يجب أن يؤدي هذه المهمة على الوجه الأكمل ولا يتحقق ذلك إلا من خلال الإلمام التام بأساليب وطرق تقييم الأداء والتعرف على مجموعة المشكلات التي قد تعترضه أثناء التقييم ومحاولة التغلب عليها.

وأكدت (برنوطي، 2004: 385 - 386) أن من المفترض أن يتم تحديد عناصر الأداء في ضوء طبيعة الوظائف في المنظمة وتكون ذات صلة بها، وكذلك السلوك الوظيفي الذي تحتاجه المنظمة. وأن أكثر المنظمات المعاصرة تعتمد عددًا من العناصر، من ذلك: كم الإنتاج، ونوع الإنتاج، والكفاءة وحسن استخدام الموارد (والأضرار) ، والمواظبة والدوام، والتعامل والعلاقات، والتعلم والاستعدادات لتطوير الذات، والقدرات العقلية، ... إلخ. والشكل (2 - 4) يوضح عناصر تقييم الأداء.

شكل (2 - 4)

عناصر تحديد مستوى الأداء

1.العمل والإنتاج ويشمل:

• كم الإنتاج. ... • نوعية الإنتاج والأخطاء.

• السرعة. ... • الإلمام والإتقان.

2.المواظبة، ويشمل:

• الالتزام بالدوام والأوقات الرسمية. ... • العلاقة مع الرؤساء.

• طريقة التمتع بالإجازات المستحقة.

3.التعاون والعلاقات، ويشمل:

• التعاون مع الزملاء. ... • العلاقة مع الرؤساء.

• العلاقة مع الزبائن والجمهور.

4.القرارات العقلية، ويشمل:

• الذكاء. ... • القدرات على التعلم وتطوير الذات.

• القدرة على حل المشكلات. ... • القدرات الإبداعية.

5.السمات الشخصية والاستعدادات النفسية، ويشمل:

• الجدية والحرص. ... • طريقة التصرف في المواقف الصعبة.

• القدرى على التغير والتكيف ... • الاستعداد لتحمل المسؤولية.

ويتخذ تحديد مستوى أداء العاملين أساسًا للنقل النوعي، وقد يكشف هذا التقييم عجز بعض الأفراد عن النهوض بواجبات وظائفهم، الأمر الذي يفرض نقلهم إلى وظائف أكثر اتفاقًا مع قدراتهم أو اتجاهاتهم الحقيقية (Dessler, 2008: 218) .