تدرس الإدارة العليا للجمعية أهم المشكلات أو مشاريع التحسين في الجمعية وترتبها حسب أهميتها ، ويتم اختيار المشكلة أو المشروع الذي يتوقع الوصول من خلاله إلى نتائج إيجابية كبيرة ، ليكون قصة نجاح وحافزًا للقيام ببقية المشاريع (ولتكن مثلًا:مشكلة قلة عدد معلمي القرآن الجيدين) .

تضع الإدارة العليا للجمعية نظام حوافز سخي تربط فيه المكافآت والتشجيع بالمساهمة في جهود سجما6 وتحقيق نتائج إيجابية في المشاريع ، ويتم إعلام جميع العاملين به.

تثقف الإدارة العليا جميع العاملين في الجمعية بمعلومات وافية حول سجما6 ومزاياها ، لاستيعاب هذا المفهوم الجديد والتعاون في تطبيقه.

ترصد الإدارة العليا المخصصات اللازمة لتطبيق سجما6.

ب - مرحلة التكوين:

في هذه المرحلة تبدأ عملية تكوين فريق سجما6 وتدريبه ، بحيث تتشكل لديه القدرة على تنفيذ برنامج التحسين بكفاءة ، وتتضمن مرحلة التكوين ما يلي:

إختيار أحد المدراء التنفيذيين أو العامين ، ذي خبرة طويلة ونفوذ واسع وشخصية قيادية في الجمعية ليكون راعيًا لتطبيق النظام ، ويفضل من له علاقة مباشرة بالمشكلة أو المشروع الذي تم اختياره (وليكن مثلًا:مدير الشؤون التعليمية) .

يختار راعي الفريق أحد المدراء المؤهلين في الهندسة أو العلوم أو درجة عليا في إدارة الأعمال ممن لديه خبرة واهتمامات بالجودة ليكون الحزام الأسود الرئيس لفريق التحسين ، (وليكن مثلًا:مدير تقنية المعلومات) ومجموعة من 5-8 أفراد ليكونوا أعضاء الفريق على أن يكونوا من ذوي الخبرة والكفاءة والحماس وبمؤهلات متنوعة: ( إداري،تربوي،شرعي،هندسي،....الخ) ، حيث سيكون كل منهم حزامًا أسودًا بعد مشروع ناجح أو مشروعين .

يتدرّب الحزام الأسود الرئيس وفريقه على الأساليب العلمية والإحصائية لحل المشكلات ، وكيفية استخدام أدوات سجما6 لإيجاد الحلول .