1409هـ

الرقم: م / 45

التاريخ: 23/10/1409هـ

بعون الله تعالى

باسم خادم الحرمين الشريفين الملك

نحن عبد الله بن عبد العزيز آل سعود

نائب ملك المملكة العربية السعودية

بعد الاطلاع على الأمر الملكي رقم (أ/412) وتاريخ 17/10/1409هـ.

وبعد الاطلاع على المادتين التاسعة عشرة والعشرين من نظام مجلس الوزراء الصادر بالمرسوم الملكي رقم (38) وتاريخ 22/10/1377هـ.

وبعد الاطلاع على قرار مجلس الوزراء رقم (170) وتاريخ 11/9/1409هـ.

رسمنا بما هو آت:

أولًا - الموافقة على نظام الوثائق والمحفوظات بالصيغة المرفقة بهذا.

ثانيًا - على سمو نائب رئيس مجلس الوزراء والوزراء كل فيما يخصه تنفيذ مرسومنا هذا.

التوقيع

عبد الله بن عبد العزيز

قرار رقم (170) وتاريخ 11/9/1409هـ

إن مجلس الوزراء

بعد الاطلاع على المعاملة الواردة من ديوان رئاسة مجلس الوزراء برقم 7/21810/ر وتاريخ 3/12/1404هـ المُشتملة على خطاب معالي وزير المالية والاقتصاد الوطني رقم 5938/404 وتاريخ 15/11/1404هـ بشأن مشروع نظام المحفوظات.

وبعد الاطلاع على مُذكرة شُعبة الخبراء رقم 155 وتاريخ 15/10/1406هـ ومُذكرتها رقم 42 وتاريخ 13/3/1407هـ.

وبعد الاطلاع على المحضر المُعد في شُعبة الخبراء رقم 119 وتاريخ 29/6/1409هـ.

وبعد الاطلاع على توصية اللجنة العامة رقم 96 وتاريخ 5/9/1409هـ.

يُقرر ما يلي:

الموافقة على نظام الوثائق والمحفوظات بالصيغة المرفقة بهذا.

وقد أعد مشروع مرسوم ملكي بذلك صيغته مرفقة بهذا.

التوقيع

فهد بن عبد العزيز

رئيس مجلس الوزراء

المادة الأولى:

يكون للمسميات التالية - أينما وردت في هذا النظام - الدلالات الواردة قرين كُل منها:

المركز:

هو المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.

الجهاز:

أي وزارة، أو مصلحة مُستقلة، أو أي جهة حكومية ذات شخصية معنوية مستقلة.

الوثائق والمحفوظات:

هي الأوعية التي تحتوي على معلومات تتعلق بأعمال ومصالح الدولة، سواء نتجت هذه الأوعية عن عمل من أعمال أجهزتها أو عن سواها، ما دام أن الأمر يقتضي حفظها للحاجة إليها أو لقيمتها.

الوثائق والمحفوظات الإدارية:

هي الوثائق، والمحفوظات الخاصة بالأعمال الإدارية.

الوثائق والمحفوظات المالية:

هي الوثائق، والمحفوظات الخاصة بالأمور المالية.

الوثائق والمحفوظات التخصصية:

هي الوثائق، والمحفوظات المُتعلقة بالنشاط الأساسي للجهاز.

المادة الثانية:

الغرض من هذا النظام هو: المُحافظة على الوثائق والمحفوظات، وصيانتها وفهرستها، وتصنيفها بما يُكفل سرعة الاهتداء إلى ما تدعو الحاجة إليه. وتنظيم تداولها، وذلك مع مُراعاة ما يتقرر بالنسبة لمُدد الحفظ.

المادة الثالثة:

تنقسم الوثائق والمحفوظات إلى الفئات التالية:

1-الوثائق والمحفوظات الإدارية:وتُنظم وفقًا للائحة موحَّدة تُعد بالاشتراك مع الديوان العام للخدمة المدنية.

2-الوثائق والمحفوظات المالية:وتُنظم وفقًا للائحة موحَّدة تُعد مع وزارة المالية والاقتصاد الوطني، وديوان المُراقبة.

3-الوثائق والمحفوظات التخصصية:وتُنظم وفقًا للوائح متعددة تُعد كُل لائحة منها بالاشتراك مع الجهة، أو الجهات ذات العلاقة.

وتُحدد اللوائح الأنواع التي تدخل تحت كل فئة.

المادة الرابعة:

يكون للوثائق والمحفوظات خُطة موحَّدة، كما يكون لكل جهاز رمز مستقل.

وتُحدد اللوائح تفاصيل ذلك.

المادة الخامسة:

تُحفظ الوثائق والمحفوظات في الجهاز، أو في المركز، أو فيهما معًا وتُحدد اللوائح ما يلي:

1-مُدة الحفظ.

2-أساليب إرسال الوثائق والمحفوظات إلى المركز.

المادة السادسة:

تُقسم الوثائق والمحفوظات إلى نوعين:

1-وثائق ومحفوظات لا يجوز إتلافها.

2-وثائق ومحفوظات يجوز إتلافها.

وتحدد اللوائح المشار إليها في المادة الثالثة فئات هذه الوثائق والمحفوظات وأساليب ومواعيد إتلافها.

المادة السابعة:

تُقسم الوثائق والمحفوظات لأغراض الاطلاع إلى فئات.

وتُحدد اللوائح تلك الفئات، وقواعد الاطلاع على كُل فئة منها، وضوابط إخراج بعض الوثائق والمحفوظات أو صورها داخل المملكة وخارجها.

المادة الثامنة:

على الجهاز والمركز استخدام أنسب المواد، والأجهزة والمُعدات كأوعية للوثائق والمحفوظات.

وتُحدد اللوائح أساليب التعامل مع أصول تلك الوثائق، والمحفوظات وأوعيتها والاستفادة من تلك الأصول أو مادتها الأولية.

المادة التاسعة:

يُنشأ لأغراض تطبيق هذا النظام وإصدار لوائحه التنفيذية مركز يُسمَّى (المركز الوطني للوثائق والمحفوظات) ويُحدد نظامه أغراضه، ومهامه، وارتباط التنظيمي.

المادة العاشرة:

يُغلي هذا النظام ما يتعارض معه من أحكام أُخرى تتعلق بالوثائق والمحفوظات.

المادة الحادية عشرة:

يُنشر هذا النظام في الجريدة الرسمية [1] .

[1] - نُشر بجريدة أُم القرى في عددها رقم (3264) وتاريخ 20/11/1409هـ.