يقوم أمين الصندوق بإصدار إشعار تسديد من أربع نسخ بحيث:

-نسخة ترتب في المصنفة و تبعث إلى الوحدة (النسخة الأصلية)

-نسخة تبقى في دفتر إشعارات

-نسخة للزبون

-نسخة للمقوم أو الخبير

الفرع الثاني: مرحلة تعويض الأضرار

1 -المستند الأول: فتح ملف للحوادث المادية أو للحوادث الجسمانية و يسمى بملف الأضرار و يكون ملف الضرر للحوادث الجسمانية لونه أحمر و ملف الضرر للحوادث المادية يكون لونه أصفر.

2 -المستند الثاني: تستلم مصلحة السيارات التصريح بالضرر من طرف الزبون في ثلاث نسخ.

* بعد مقارنة الضمانات و فحص السيارات يقوم الموظف بالمصادقة على التصريح بالضرر، فيحتفظ بنسختين من ملف الأضرار و تقدم نسخة للزبون الذي بدوره يقدمها للخبير لإعداد التقرير الذي يكو ن بعد فحص السيارة و مقارنة الواقع مع ما هو مدون في التصريح بالضرر، و يكون التقرير في ثلاث نسخ.

* يرسل الخبير تقريره إلى مصلحة السيارات التي تقوم على أساسه بإعداد رسالة احتجاج من نسختين.

* تقوم مصلحة السيارات بتكوين ملف الضرر المتكون من:

-التصريح بالضرر.

-تقرير الخبير.

-رسالة احتجاج.

* انطلاقا من ملف الضرر تقوم مصلحة السيارات بتسجيل كل الأضرار المصرح بها.