بموجب ما سبق لم يعد مفهوم المقارنة المرجعية محددًا أو مقيدًا فقط بالعمليات التصنيعية وإنما في مجالات وظيفية أخرى مثل الإدارة الاستراتيجية والموارد البشرية ورضا الزبائن والتسويق، ولم يعدّ محصورًا فقط بالمنظمات الصناعية وإنما يتم استخدامه في قطاع الخدمات أيضًا، كما لم ينحصر استخدامه من قبل الخبراء والاستشاريين فقط وإنما يستخدم من قبل جميع الكوادر العاملة في المنظمة.

وقد حدد مفهوم هذا المصطلح في إطار العديد من التعاريف، منها أنها"ممارسة قياس ومقارنة الأوجه المهمة في المنظمة مع تلك المماثلة في منظمات أخرى من أجل تحديد مقاييس للأداء النسبي والمساعدة في وضع أهداف جديدة واكتشاف أفكار جديدة لغرض التحسين" (Chapman & Hall: 1995: 51) .

وإن أفضل وصف شامل للمفهوم قدمه Camp على أنها"البحث عن أفضل الممارسات في الصناعة التي تؤدي إلى تحقيق الأداء المتميز، ويتضح منه أن المقارنة المرجعية هي دراسة منهجية، عملية استكشافية، طريقة التحسين، فرصة تعلّم، التزام للإدارة، وسيلة لتعريف وتشخيص أفضل الممارسات، تحقيق معايير التفوق، عملية مستمرة متواصلة (Camp: 1989:62) . ويبدو واضحًا أن تعريف المقارنة المرجعية يرتبط بأبعاد عدة نذكر منها (الجبوري، 2006، 235) :"

· المقارنة المرجعية قد أصبحت أداة تحسين متزايدة الانتشار.

· تتعلق المقارنة المرجعية بالمنتجات والخدمات والممارسات.

· هي طريقة مطلوبة لتشخيص العمليات التي تتطلب تغييرًا كبيرًا.

· تجري المقارنة المرجعية بين شركات ليس بالضرورة أن تكون متنافسة فيما بينها.

· المقارنة المرجعية تقارن عمليات أو ممارسات مع أخرى في المنظمة الأفضل أداءً.

· غاية المقارنة المرجعية هي البحث عن سر النجاح ومن ثم تبنيها وتحسينها لتطبيقاتها في المنظمة المعنية.

· تلبية توقعات الزبائن.

إن الاستناد إلى ممارسات المنافسين قد لا يكون فاعلًا دومًا، فقد تكون أدنى من المطلوب، لذلك يجب أن يكونوا هؤلاء شركات رائدة في أي صناعة وهو ما يتطلب دراسة دقيقة لتحديد أي المنظمات صاحبة الممارسات الأفضل (Best Practices) أو الممارسات القدوى (Exemplary Practices) أو المنظمة المتفوقة (Excellence Company) أو الشريك (Partner) .

ومن المفيد الإشارة إلى ضرورة تجنّب الفهم الخاطئ للمقارنة المرجعية، فهي ليست الخداع أو اللا شرعية واللا أخلاقية، وهي لا تتضمن انتفاعًا غير مشروع من منافس غافل وذلك باستنساخ منتجاته أو خدماته أو تقليدها من دون علم منه فكل ذلك ليس بمقارنة مرجعية. فالاتفاق المسبق على الاشتراك بالمعلومات بخصوص العمليات أو المعالجات شرط مهم للعملية