ينبغي أن نعرف أن الفقرات التي ذكرت لا يُمكن أن تكون جميعها ضمن وثيقة الخطة الإستراتيجية. لأن سهولة الخطة وبساطتها يُساعد على فهمها وبالتالي تطبيقها. وإذا كانت هناك حاجة لتفاصيل فينبغي أن تكون في جزء منفصل عن الخطة تجنبًا للإطالة والتعقيد.
أثبتت البحوث أن الخطة كلما كانت قليلة الأوراق والفقرات وتُركز على قليل من الاستراتيجيات الأساسية، كلما كانت أقرب للتطبيق من الخطط الضخمة ذات الفصول الكثيرة، والاستراتيجيات المتعددة.
الخطوة الرابعة:
تهذيب الخطة وتبينها
كثير من المنظمات تراجع مسودة الخطة بحضور الشخصيات الرئيسة ومجلس الإدارة فقط. والبعض يوسع دائرة المشاركة لتشمل قطاع أكبر من المهتمين والمنسوبين لأخذ مقترحاتهم وملاحظاتهم حول الخطة.
وسواء كانت دائرة المشاركة محدودة أو موسعة، ينبغي أن يُعطى المُشاركون وقتًا كافيًا للمراجعة. ثم يُطلب منهم رأيهم بكل صراحة ووضوح.
مواضيع مُقترحة لاجتماع المراجعة:
ما هو الانطباع العام تجاه الخطة؟
ما هو الشيء الذي أعجبك بالتحديد في كل فقرة من الخطة وما هي المشاكل، أو نقاط الضعف، أو الثغرات التي تراها؟
ما هي مقترحاتك بالتحديد لتطوير الخطة أوتقويتها؟
هل توجد أي مجازفة في هذه الخطة؟
هل يمكن أن تستمر الجمعية في العملية مع وجود هذه المجازفة أو لابد أن نعمل شيئًا ما لتخفيف هذه المجازفة؟
بعد هذه المراجعة من المُفترض أن يكون لدينا خطة معقولة وقابلة للتطبيق - خطة يفهمها الأفراد وملتزمون بتنفيذها.
لابد أن نعرف أنه لا يمكن أن تكون لدينا خطة كاملة تمامًا. لأن الوضع في داخل الجمعية يتغير باستمرار، وكذلك الظروف المحيطة بها. وأثناء تنفيذ الخطة، ستظهر معلومات جديدة تتطلب تعديل في الرؤية المستقبلية أو في الخطة.
تبني الخطة
بعد مراجعة الخطة ينبغي أن تُقر من مجلس الإدارة وأصحاب القرار، حسب الحاجة.
بعد ذلك يمكن الإعلان عن الخطة وتكريم الأفراد الذين شاركوا في وضعها.