التوقيع. هو اسم محرر الخطاب ويكتب باليد تحت الخاتمة. وفي الخطابات المطبوعة على الآلة الكاتبة يجب أن يكون اسم محرر الخطاب مطبوعًا على مسافة أربعة أو خمسة أسطر أسفل الخاتمة، على أن يتم التوقيع بخط اليد بين الخاتمة والاسم. ويمكن أن يضيف محرر الخطاب لقبه بين قوسين. وفي بعض البلدان حلّت كلمة الآنسة محل كلمة السيدة حيث تفضل العديد من النساء هذا اللقب لأنه لا يكشف الحالة الاجتماعية للمرأة، يمكن أن تضيف المرأة في تلك البلدان اسم الزوج بين قوسين بعد اسمها القانوني، كأن تكتب محمد علي وتحتها (السيدة محمد علي) بين قوسين. وتقوم بعض الشركات بكتابة اللقب المهني لمحرر الرسالة أو الإدارة في السطر التالي للاسم كما يُقرن اسم الشركة أحيانًا باسم محرر الخطاب.
الشكل
يتوقف شكل الخطاب على الكيفية التي يتم بها ترتيب الأجزاء الستة للخطاب في الصفحة. والشكلان المستخدمان بكثرة هما الإكليشيه ونصف الإكليشيه ويُستخدم كلا الشكلين في الخطابات الرسمية والخطابات الشخصية على السواء.
الخطاب الكامل الإكليشيه. الشكل الأسهل والأسرع في الطباعة. وتبدأ طباعة كل أجزاء الخطاب الإكليشيه من الهامش الأيمن في العربية. ولا يترك فراغ عند فقرة جديدة ويفصل الفقرات فراغ مقداره سطر واحد.
الخطاب نصف الإكليشيه. أقل رسمية من الكامل الإكليشيه وتوضع الترويسة في أعلى يمين الخطاب. ويُطبع كل من الخاتمة واسم محرر الخطاب في وضع رأسي مع الترويسة. وتبدأ كل أجزاء الخطاب الأخرى من الهامش الأيمن في العربية مع ترك فراغ عند بدء فقرات جديدة. وكما هو الحال بالنسبة للخطاب الإكليشيه، يفصل بين الفقرات سطر إضافي في الخطاب نصف الإكليشيه.