عنوان الظّرف. يماثل العنوان الداخلي في العادة العنوان الذي يُكتب على الظرف. وفي أغلب الأحيان، يوضع هذا العنوان في وسط الظرف. ويتعين أن يكون طول العنوان ثلاثة أسطر على الأقل. كما يتعين وضع الرمز البريدي على السطر الأخير مع اسم المنطقة جنبًا إلى جنب. وفي بعض البلدان، يوضع عنوان محرر الخطاب في الزاوية العليا على يسار الظرف. وعادة لا يترك فراغ بين كل سطرين في العنوان الخارجي.
الخطابات الرسمية
هناك العديد من أنواع الخطابات الرسمية. ومع ذلك تنطبق القواعد العامة نفسها التي تحكم تحرير رسالة جيدة على كافة تلك الأشكال، ويوضح هذا القسم الخطابات الرسمية النموذجية التالية 1ـ خطابات الطلبات 2ـ خطابات التظلم 3ـ خطابات البيع 4ـ خطابات التذكير، كما يتضمن هذا القسم أيضًا بعض المقترحات التي تساعد في تحرير أغلب الخطابات الرسمية.
خطابات الطلبات. ويقوم بتحريرها أشخاص يبحثون عن وظائف. وتتألف هذه الخطابات عادة من قسمين: رسالة الشرح والسيرة الذاتية. ويعمد الشرح إلى تعريف صاحب العمل بطالب الوظيفة ويكون مشفوعًا بسيرة ذاتية وهي ملخّص للحياة الأكاديمية أو العملية.
تبين الفقرة الأولى من رسالة الشرح الوظيفة التي يرغب مقدم الطلب في شغلها وكيفية معرفته بها. وفي الفقرة التالية أو الفقرتين التاليتين يلقي طالب الوظيفة الضوء على تلك الأجزاء من خلفيته العلمية التي تتصل اتصالًا وثيقًا بالوظيفة.
وفي بعض الأقطار يمنع القانون أصحاب العمل من توجيه أسئلة معينة لطالب الوظيفة، كتلك التي تتعلق بجنس طالب الوظيفة أو عرقه أو ديانته أو جنسيته أو حالته الاجتماعية. يصبح تضمين مثل هذه المعلومات في الطلب اختياريًا. ويجب ألا يزيد الشرح على ثلاث أو أربع فقرات.