تشترك معظم التنظيمات في المنشآت العمة و الخاصة في توفير المعلومات اللازمة لتسهيل تحقيقها لأهدافها المختلفة. و في سبيل ذلك تحرص هذه التنظيمات على جمع البيانات من بيئتها الداخلية والخارجية و تصفيها و تنقيها و تعالجها لتتوصل إلى المعلومات اللازمة في اتخاذ القرار.
المطلب الأول: الفرق بين البيانات و المعلومات
يختلف مفهوم البيانات عن المعلومات برغم العلاقة الوثيقة بينهما. فالبعض يستخدمهما على أساس أنهما مترادفين لمعنى واحد إلا أنه توجد العديد من المفاهيم التي بواسطتها يمكن التفريق بين البيانات و المعلومات.
يعرف شيلي و كاشمان shelly et cashman"البيانات هي تمثيل لحقائق أو مبادئ أو تعليمات في شكل رسمي للاتصالات، و التفسير، و التشغيل بواسطة الأفراد أو الآلات الأوتوماتيكية" (1)
يعرف لوكاس Lucas المعلومات على أنها"تعبر عن حقيقة، أو ملاحظة أو إدراك، أو أي شيء محسوس، أو غير محسوس يستخدم في تدنيه عدم التأكد بالنسبة لحالة أو حدث معين و يضيف إلى معرفة الفرد أو الجماعة" (2) .
و يمكن الحصول على المعلومات إما عن طريق الملاحظة المباشرة أو الاتصال، و يحصل أغلب المديرين على المعلومات من خلال الاتصالات و حتى بالنسبة لأبسط مراكز المسؤولية في التنظيم.
هناك فرق كبير بين البيانات و المعلومات فالأولى عبارة عن أرقام أو كلمات أو حقائق خام إذا عولجت أي تم تنقيتها و تصفيتها أو تبويبها أو معالجتها حسابيا أو رياضيا، تحولت إلى بيانات معالجة. و الثانية هي بيانات سبق معالجتها في