المرحلة الأولى، والتي تعطي لنا معلومات كاملة تكون لها فائدة في ترشيد وظائف الإدارة.

2) (1) :كامل السيد غراب: نظم المعلومات الإدارية، مدخل إداري، مكتبة و مطبعة الإشعاع الفنية، مصر،1999،ص 40

-يشير تعبير البيانات إلى تك الحقائق غير المنظمة و التي تمثل المدخلات الخاصة بنظم المعلومات الإدارية. أي أن البيانات هي بمثابة المادة الخام التي يتم تشغيلها في نظام المعلومات.

-المعلومات تشير إلى المخرجات الناتجة عن تشغيل نظام المعلومات و التي تعبر عن معاني محددة لمستخدمي المعلومات في المنظمة. (3)

المطلب الثاني: معالجة البيانات.

تعتبر البيانات المادة الخام التي يجب أن تعالج و تشغل لتصبح معلومات من جانب مستقبلها. وهذه العمليات قد تكون بسيطة أو معقدة، ويمكن تحديد عدة خطوات للمعالجة التي يتم من خلالها تحويل البيانات إلى معلومات وهي:

*الحصول على البيانات: تشير إلى تسجيل البيانات من أحداث تحدث في شكل معين.

*التأكد من صحتها: وذلك من خلال التأكد من انه تم الحصول عليها وتسجيلها بطريقة صحيحة.

*التصنيف: هذه العملية تتعلق بوضع عناصر البيانات في قطاعات معينة بحيث تعطي معنى للمستخدم.

*الفرز و الترتيب: هذه العملية تتعلق بوضع عناصر البيانات في ترتيب معين أو محدد مقدما.