توظِّف الخدمة المدنية الفيدرالية أكثر من 80,000 شخص في مختلف المصالح. ويقوم الإداريون ذوو المستويات العالية الذين يباشرون أعمالًا تنفيذية بالتدريب في معهد الإدارة الوطني. وتشرف مصلحة الخدمة العامة على الخدمة المدنية. يرأس الأمين الأول جميع الدواوين الإدارية.
الحكومات المحلية
حكومة الولاية. لحكومات الولايات (باستثناء صباح وسرواك) القليل من السلطات، ومن أهم مهام حكومات الولايات الإشراف على إدارة الأراضي، والحكومة المحلية، والإسكان والخدمات الاجتماعية وتوفير المياه، وإدارة الشؤون الدينية الإسلامية. ولولايتي صباح وسرواك سلطة الإشراف على الهجرة أيضًا.
حُكّام الولايات. لجميع الولايات في ماليزيا، باستثناء ملقا وبنانج وصباح وسرواك، حكام يمثلون الرؤساء الرسميين للولايات. ويحمل معظم الحكام لقب السلطان، إلا أن حاكم برليس يُعرف بالراجا وحاكم نجري سمبلان يُعرف باليانغ دي بيرتوان بيسار.
ينال معظم الحكام مناصبهم بالوراثة، حيث يرث الابن الأكبر الحكم عند موت الأب. أما في ولاية نجري سمبلان، فإن الحاكم ينُتخب من بين جميع أبناء العائلة المالكة. وفي ولاية بيراق، تتعاقب ثلاث أسر مالكة على الحكم بالترتيب.
يكون الحاكم زعيمًا دينيًا للمسلمين في ولايته. ويتمتع فيها بنفس السلطات التي يتمتع بها اليانغ دي ـ بيرتوان أغونغ أو الملك بالنسبة لماليزيا.
أمّا بالنسبة لولايات ملقا وبنانج وصباح وسرواك، فلا تكون رئاسة الولاية وراثية، وإنما يقوم اليانغ دي ـ بيرتوان أغونغ بتعيينهم لمدة أربع سنوات بناءً على توصية الوزير الأول في الولاية ذات العلاقة. ويُعدّ رؤساء الولايات في مرتبة حكام الولايات التسعة الآخرين، إلا أنه ليست لهم وظيفة دينية، ويفتقرون إلى السلطة التقليدية التي يتمتع بها الحاكم.