وبناء على هذا التقسيم: تكون هذه الأهداف على شكل هرم، حيث يتبوأ الهدف الأعظم القمة وتليه الأهداف الوسطى الخادمة له، ثم تمثل الأهداف الصغيرة قاعدة الهرم.

-تدوين الأهداف:

1-دون أهدافك بنفسك أو بالتعاون مع المجموعة التي تعمل معك في نفس القطاع أو المؤسسة.

2-احرص على كتابتها؛ فهذا أدعى لعدم نسيانها.

3-لاحظ أن تكون الأهداف ذات معنى سامٍ قابل للنمو والتطور، وينم عن همة عالية.

4-الاهتمام في سبيل تحقيق الهدف بالكيف لا بالكم.

5-الوضوح في صياغة الأهداف.

6-أن تكون الأهداف واقعية وممكنة التحقيق (4) .

-معايير خاطئة لتحديد أولويات العمل:

1-إذا كنت تقدم العمل الذي تحبه على العمل الذي تكرهه.

2-إذا كنت تقدم العمل الذي تتقنه على الذي لا تتقنه.

3-إذا كنت تقدم العمل السهل على العمل الصعب.

4-إذا كنت تقدم الأعمال ذات الوقت القصير على ذات الوقت الطويل.

5-إذا كنت تقدم الأعمال العاجلة على غير العاجلة وإن كانت مهمة (5) .

* القاعدة الثانية:

تسجيل الوقت وتحليله: الكثير من الناس يجهلون كيف يقضون أوقاتهم، ولذا: نجد البون شاسعًا بين ما يفعلونه في الواقع وبين ما يريدون أن يفعلوه، فإذا كان ما يريد أن يفعله الواحد منهم من الأنشطة يستغرق 90 (نقطة) يجد أن ما يفعله في الواقع لم يتجاوز 10 (نقاط) مما يريد أن يفعله، وهذا يعني التقصير في أداء بعض الأنشطة أو عدم فعلها نهائيًا.

المعلومة الدقيقة في تحليل الوقت وتسجيله تقود إلى تعريف دقيق للمشكلات ومضيعات الأوقات، ومن ثم: تساعد على التخطيط السليم لقضاء الوقت (6) .

-أنواع تسجيل الوقت:

1-السجل اليومي للوقت: يركز فيه على الوقت تحديدًا، والمكان، ونوع النشاط، وترتيب الأنشطة في الأهمية.

2-السجل الشهري: يركز فيه على الوقت ابتداءً وانتهاءً، والتاريخ، وكيفية قضاء النشاط، منفردًا أو في اجتماع، ومكان النشاط وأهميته.