الجمع. يُمكِن للأشخاص أن يُرْسلوا رسالة بأخذها إلى مكتب البريد أو بإلقائها في صندوق البريد. ويقوم عمال البريد بجمع الرسائل والرُّزم الصغيرة من صناديق البريد وكل فئات البريد من مكاتب البريد، ويأخذونها إلى مكاتب الفرز حيث يتم فرزها.
الفرز الآلي للبريد يتم على نطاق واسع في مكتب بريد رئيسي. تقوم آلات الفرز بقراءة الرمز البريدي (جزء من العنوان) على كل رسالة قبل فرزها.
الفرز. تستخْدم كثير من مكاتب الفرز آلات لفرز الرسائل. ويُفْرغ عمال البريد في مراكز الفرز المذكورة أكياس البريد على الأحزمة الناقلة المتحركة ، وتحمل الأحزمة البريد إلى آلة تقوم بتصنيفه طبقًا لحجم الغلاف.
ثم تَنْتَقِل الرسائل إلى جهاز حسّاس يُحدِّد مكان الطابع على الغلاف. وتمكن هذه الأجهزة الحساسة الآلة من ترتيب الرسائل بحيث تُواجِه كلها نفس الاتجاه. وتقوم الآلة بإلغاء الطابع بطبع خطوط عليه بحيث لا يمكن استخدامه مرة أخرى. كما تقوم الآلة أيضًا بطبع علامة بريدية على الظرف. وتضم العلامة البريدية معلومات مثل التاريخ والوقت ومكان إيداع البريد.
وفي معظم الأنظمة البريدية الحديثة، تقوم آلات إلكترونية حديثة بفرز الخطابات التي تم طبع العلامة البريدية عليها تبعًا لوجهتها بقراءة الرمز البريدي (مجموعة من الحروف والأرقام التي تكون جزءًا من العناوين البريدية في بلاد عديدة) . ويتم فرز كل خطاب في واحد من مئات الصناديق. ويحتوي كل صندوق على البريد المرسَل لوجهة مختلفة. ويتم نقل الخطابات الموجهة إلى أماكن خارج نطاق منطقة التسليم الخاصة بمكتب الفرز المحلي بوساطة سيارة شحن أو قطار أو طائرة أو مركب إلى مركز الفرز الخاص بوجهتها؛ حيث يتم فرزها للتسليم المحلي. ويقوم عمال البريد بفرز بريد التسليم المحلي يدويًا في حِزَم لكل طريق توزيع.
فرز الخطابات بمبنى البريد المركزي.