إن فوائد تنظيم الوقت السليم فورية وكبيرة، منها:
تحقيق نتائج أفضل في العمل.
تحسين نوعية العمل.
زيادة سرعة إنجاز العمل.
التخفيف من ضغط العمل.
تقليل عدد الأخطاء الممكن ارتكابها.
زيادة المرتب.
تعزيز الراحة في العمل.
تحسين نوعية الحياة غير العملية.
لذلك عليك أن تبادر بتنظيم وقتك واستغلاله بأفضل السبل وإلا ستصبح مثل ذاك المدير الذي عرضنا كيف يصف يومه.
يخصص عادة الأسبوع الأول من أيلول / سبتمبر لما يسمى"أسبوع الإنتاجية في المكتب"ويمكن أن تحدد موعد آخر يتناسب مع ظروف عملك، ويتم مناقشة بند واحد من بنود التنظيم كل يوم من هذا الأسبوع، ويتم في كل قسم أو مجموعة تخصيص ساعة يوميًا لمناقشة في الموضوع المطروح ووضع الحلول المناسبة لتجنب كل ما يعيق استغلال الوقت، والنقاش الجماعي يسمح بإظهار المشاكل المحتمل حدوثها ووضع أفضل الحلول لمعالجتها.
ويمكنك إقامة ساعات تدريبية مرنة لإتاحة الفرصة لحضور الجميع، ويجب أن يشارك جميع الموظفين في حل التمارين ووضع الحلول والخطوات العملية التي سيتبعونها فور عودتهم إلى المكتب، وهذا يخلق الحماس الجماعي في المؤسسة فيلتزم الجميع بهذه الخطوات .
ملاحظة: هذا الكتاب يفترض أنك ستقرأ جزء في كل يوم على أن تنتهي منه بعد أسبوع، وهذا مما يسهل قراءة الكتاب، ويتيح لنا تطبيق الخطوات العملية قبل إكمال قراءة الكتاب.
اليوم الأول: تقييم الذات
اليوم سنقوم بتحليل قدراتنا على تنظيم الوقت، وسنضع سجلًا للوقت ولائحة بالعوامل التي تستنفذ الوقت، وبعد ذلك الخطوات العملية لتغيير عاداتنا.
تحليل استخدامنا للوقت
تظهر الأبحاث أن الموظفين يضطرون دائمًا إلى تغيير موضوع اهتمامهم، فتراهم يمضون ما معدله عشر دقائق غلى المسألة الواحدة، فيضيع الوقت في المقاطعات والضغوطات اليومية دون أن يشعر بضياع الوقت.