للمؤتمر تعدّ مفيدة فقط إذا توفرت لدينا قبل اتخاذنا للقرار. كما أن أية فكرة حول انتشار الخحاضرين للمؤتمر على أساس المناطق الجغرافية لا تعدّ معلومة مفيدة إذا كانت أنماط ومعدلات الانتشار للاعضاء قد تغيرت تمامًا منذ ذلك الحى.
الشرعية
ينبغي أن تكون المعلومات مشروعة حتى يمكن الاستفادة منها في صنع القرار أي أن تكون مبولة في إطار أخلاقية صانع القرار و قيمه. ويجب - على وجه التحديد - ألا تخالف هذه المعلومات مبادئ الإسلام الأساسية و تعاليمه. فلا ينبغي مثلًا جمع المعلومات عن طريق الإكراه أو الغش أو السرقة.
الدقة
لا بد أن تكون المعلومات دقيقة، فالمعلومات غير الدقيقة يمكن أن تتسبب فيى أضرار لا يمكن إصلاحها إذا ما استخدمت في صنع القرار. وعليا - في الوضع المثالي - أن نفترض دقة كل المعلومات التى استخدمت في صنع القرار. وعمليًا لابد من تبيّن المعلومات وتمحيصها وتنسيقها وعرضها على ما هو متوفر من معلومات أخرى متعلقة بالوضوع نفسه والتدقيق في صدقية مصدر المعلومات. فإذا أردنا مثلًا اختيار موقع للمؤتمر السنوي قريب من الطرق الرئيسية، فلا بد من الاستعانة بخريطة دقيقة توضح أحدث تطورات الطريق والسير من أجل اتخاذ قرار سليم.
ب - أساليب جمع المعلومات
المقابلات الشخصية
المقابلات العادية عبارة عن لقاءات ثرثرة مع أشخاص لديهم معلومات نبحث عنها، أما المقابلات الرسمية فلا بد من الاعداد لها إعدادًا جيدًا كي تحقق أكبر قدر من الفائدة. وكلما سنحت الفرصة ينبغي إعطاء الشخص الذي ستجرى معه المقابلة فرصة للاستعداد وإبلاغة بموضوع المقابلة والغرض منها، وتحديد موعد ومكان مناسبين بما يقلل التشويش عليك أو مقاطعة الاخرين لك وتفادي التضارب في المواعيد.
الاستبيانات
يمكن تسليمها باليد أو عن طريق البريد، وينبغي في الحالتى أن تصمم جيدًا بحيث تكون الأسئلة واضحة المضمون ودقيقة الاستنطاق للحصول على الإجابات المطلوبة.
قواعد المعلومات
وهى الخاصة بالمعلومات الأساسية التي قد تحتاج إليها من حين لآخر وهي موجودة فيى المكتبات العامة وأقسام الجامعات والدوائر الحكومىء. كما يمكن أن تتوفر في شكل قاعدة معلومات إلكترونية، يمكن الوصول إليها باستخدام (الحاسوب) الشخصي.
التقارير
وهى التي تصدر عن مجموعات البحث ودوائر المستهلكين والهيئات العلمية أو المؤسسات الاكاديمية والرسمية، وينبغي التأكد من حداثه التقدير وموضوعيته قبل استخدامه أو الرجوع إليه.
الوثائق
الوثائق الموجودة في الكتب والمراجع والموسوعات والمجلات يمكن الحصول عليها من المكتبات العامة، وهذه يمكن أن تكون مفيدة في توفير المعلومات الاساسية الثابتة ولكنها قلما تشتمل على معلومات أو إحصاءات حديثة.