وتدقيقها سواء من ناحية الكم أو الكيف، كي يمكن الرجوع إليها كمقاييس ومعايير لتقويم العمل.
ومن الأمور الممكن استخدامها كمعايير لتقويم برامج العمل عدد المتطوعين المشاركين والفترة التي يقضونها في العمل وعدد الأشخاص الذين تصل إليهم خدماتهم. كما تساعد الدراسات والمقابلات والاتصالات غير الرسمية مع الأفراد والهيئات في الميادين المختلفة على تحديد المجالات التي يحتاج الأمر فيها إلى اتخاذ إجراءات تصحيحية.
يجب ألا يقتصر الاهتمام في البرامج الخاصة بالمتطوعين على البرنامج نفسه فقط، بل يجب الاهتمام أيضًا بتقويم الأفراد المعنيين به، بمن فيهم الأعضاء المتفرغون والمتطوعون والجمهور عمومًا.
وفي تقويم أداء الأفراد، ينبغي استخدام الاعتبارات الخلقية الراسخة، كما ينبغي التكليف حسب الطاقة، كي لا تثبط الهمم، ولا بد من توافر الالتزام بالآداب السامية والقدرة على العطاء لتحقيق درجة أعلى من الفاعلية.
لقد كان عمرو بن معدي يكرب وطليحة بن خالد من أبرز المقاتلين في المعارك، لكن لا حظّ لهما من صفات الإدارة والحكم، وعندما أرسلهما عمر بن الخطاب رضي الله عنه لفتح العراق تحت إمرة النعمان ابن مقرن طلب منه ألا يوليهما أعمالًا إدارية لأنهما لا يتقنان إلا الحرب والمقارعة. وكان عمار بن ياسر من أكبر الصحابة مقامًا واحترامًا ووقارًا لتقواه لكنه لم يكن إداريًا أو ذا بصيرة في السياسة. وقد عيّنه عمر بن الخطاب واليًا على الكوفة لمكانته الرفيعة إلا أنه سرعان ما أعفاه من هذه المسؤولية لأنه لم يكن بوسعه القيام بحقها.
وها هي بعض الأسئلة العامة التي تساعد في تقويم الأفراد:
1 -هل المجموعات التي خصص لها البرنامج راضية عنه؟ وهل تجده مفيدًا لها؟
2 -هل يحظى البرنامج بدعم كاف من المسؤولين في القيادة ومن أفراد المجتمع؟
3 -هل للمتطوعين المشاركين القدرة على العمل معًا بشكل فعّال من أجل تنفيذ البرنامج المقرر؟ هل يدركون ماذا يتوقع منهم؟
4 -هل يلقى البرنامج من الملتزمين به حقه من الوقت على المستويين الفردي والجمعي؟
مَن يُقوِّمُ مَن؟
أنه من الأفضل أن كل من يمسّه المشروع أن يشارك في التخطيط له، فمن الضروري أن يشارك أيضًا في تقويمه. ويشمل ذلك أعضاء اللجنة المكلفة بالبرنامج والعاملين بالمنظمة والمجتمع ككل.
وعلى رئيس لجنة التخطيط أن يتولى عملية الرقابة والإشراف على عمليات التقويم، وقد يكون تكليف مراقب خارجي أحيانًا أكثر فاعلية في تقويم عمل الأفراد، ولا سيما عند بروز مشاكل تثير الخلاف بين العاملين في المنظمة، أو عندما يقابل البرنامج بعدم الرضى من قبل المجتمع. إن استخدام العناصر المستقلة للتقويم يساعد أحيانًا في إثراء التقويم لتوافر خبرات محايدة وموضوعية.