الكلفة

كما يمكن تقسيم عملية الرقابة إلى مراحل ثلاث وهي: وقائية ومتزامنة وتقويمية.

1 -الرقابة الوقائية

يهدف هذا النوع من الرقابة إلى منع الانحراف قبل تسيير العمل، وتعرف أيضًا بالرقابة المبدئية أو التوقعية، لقيامها قبل الشروع في التنفيذ واشتمالها على النظر في تطوير السياسات والإجراءات والقواعد التي تضمن سلامة سير العمل. ولان العنصر البشري يعتبر أساسيًا في العمل، فإن بالإمكان رفع قدرات الأفراد على العمل والعطاء، عبر التجنيد والتدريب والإعداد. ومن العوامل الهامة في ذلك ما يلي:

أ - التجنيد والتدريب

علينا أولًا أن نجند وندرب للعمل تلك العناصر التي يعكس مستوى تعليمها وخبرتها ملكاتها الشخصية والتزامها لبذل أقصى مجهود في العمل. بعد التجنيد، تبدأ برامج الإعداد آخذة بالاعتبار المستويات المتفاوتة من الاستعداد. ويمكن استخدام أساليب متنوعة للتعرف على الإمكانات القيادية المتوافرة لدى كل عضو جديد قبل تكليفه بأي مهام أو مسؤوليات. وفي إطار الرقابة الوقائية يجب استخدام الأساليب التالية أثناء التجنيد والتدريب:

1 -المقابلات غير الرسمية والمحادثات الهاتفية لمناقشة مواضيع مختلفة تتعلق بالنشاطات القائمة.

2 -التدريب المنظم قبل التكليف أو أثناء ممارسة العمل في مجال قيادة بعض المتطوعين مما يهيئ للمتدربين فرصة اختبار فهمهم وقدراتهم، ويمكّن الآخرين من التعرف على مدى التزامهم بالعمل إداريًا وأخلاقيًا.

3 -مقابلات للمتابعة بعد المشاركة في عدد من البرامج التدريبية، للتعرف على مدى قوة الالتزام والاستعداد لتولي المسؤولية المقررة.

4 -التأكيد على ضرورة التزام جميع المتطوعين بالسلوك الإسلامي، لان الذي لا يعيش الإسلام لا يمكنه أن ينجح في الدعوة إليه، ففاقد الشيء لا يعطيه.

ب - تجديد الإيمان بالله

على جميع المتطوعين والعاملين في سبيل الله المشاركة في نشاطات جماعية تذكّرهم بالله وتتضمن أنشطة تربوية وروحية، وذلك بهدف تقوية شعورهم بالصفاء الروحي ومحاسبة أنفسهم وتقريبهم من الله سبحانه وتعالى وتذكر ثوابه وعقابه.

2 -الرقابة المتزامنة

تجري الرقابة المتزامنة أثناء تنفيذ الخطط، وتشمل توجيه الأنشطة ورصدها وتصويب مساراتها كلما لزم ذلك.

3 -الرقابة التقويمية

يتم خلالها تحليل البيانات المعلومات الواردة عن سير العمل الفعلي وتقويمها وذلك بهدف دفع العمل إلى الأحسن وتفادي أي انحرافات في النشاط المتوقع. ويعتمد هذا النوع من الرقابة على التجارب الماضية لتصحيح الانحرافات المتوقعة في المستقبل.

كما يتم في هذه العملية توفير معلومات تالية للتشغيل واستخدامها لتحديد الحاجة إلى الإجراءات التصحيحية. ولذا يجب مراجعة كل برنامج في إطار الأهداف التنظيمية وتقويم فعاليه في تحقيق تلك الأهداف. ولا بد في العمل العام من توافر إمكانية قياس الأهداف