إدارة الاجتماعات

مفهوم الاجتماع ( Meeting ) :

هو التقاء عدد من الأفراد في مكان ما وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة للتوصل لأهداف محددة.

مظاهر الاجتماعات الفعالة:

1 -... إيضاح الهدف من الاجتماع قبل انعقاده.

2 -... الإعداد والتحضير المسبق من قبل المشاركين في الاجتماع.

3 -... وجود جدول أعمال، وتحديد وقت محدد لكل بند، والتقيد بذلك.

4 -... ضبط عملية النقاش واقتصار الحديث على الأفراد الذين يقدمون إسهامات وإضافات مفيدة ذات صلة وثيقة بموضوعات وأهداف الاجتماع.

5 -... اقتصار الدعوة والحضور في الاجتماع على الأشخاص المعنيين بالقضايا المطروحة للنقاش.

6 -... توفير المعلومات والبيانات اللازمة للموضوعات التي يحتويها جدول الاجتماع.

7 -... تحقيق أهداف الاجتماع خلال الفترة الزمنية المحددة له.

8 -... الخروج بقرارات وخطوات تنفيذية عندما تستدعي الحاجة ذلك.

مظاهر الاجتماعات غير الفعالة:

1 -... غياب الهدف أو الغرض من عقد الاجتماع.

2 -... تعقيد القضايا السهلة.

3 -... الاستمرار لمدة طويلة.

4 -... الكلام والنقاش المطول واستئثار البعض بالكلام والتحدث.

5 -... تعطيل القرارات والخطوات التنفيذية.