6 -... عدم وجود مقرر للاجتماع.

متى يصبح الاجتماع ضروريًا؟

الجواب - في الحالات التالية:

1 -... خطورة وتكلفة القرار الذي سيتم اتخاذه.

2 -... وجود مشكلة أو قضية تحتاج إلى رأي جماعي.

3 -... وجود قضية أو قضايا تتطلب المتابعة والتقويم المستمر.

4 -... بروز ما يدعو لتغيير الوضع القائم وتطويره.

5 -... الرغبة في تدريب أعضاء الاجتماع وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية أو تغيير قناعاتهم واتجاهاتهم نحو أمر ما.

6 -... الرغبة في تحقيق التعارف والتآلف بين أعضاء الاجتماع.

7 -... التنسيق بين مهام ومسؤوليات أعضاء الاجتماع.

كيفية إنجاح الاجتماعات:

النقاط العملية التالية ستساعدك في أن تعقد اجتماعك بصورة أكثر فعالية:

قبل الاجتماع:

1 -قرر فيم إذا كان الاجتماع ضروريًا.

• هل من الممكن تحقيق الأهداف بصورة أكثر فعالية من خلال وسيلة أخرى غير وسيلة الاجتماعات.

2 -حدد أهداف الاجتماع:

• ... ما تنوي تحقيقه من الاجتماع.

• ... القرارات التي يجب اتخاذها.

• ... الخطوات التنفيذية التي يجب اتخاذها.

3 -أعد جدول الأعمال:

• ... ادخل الموضوعات ذات العلاقة المباشرة بأهداف الاجتماع.

• حاول أن تقلل من عدد الموضوعات الهامة التي يحتويها كل اجتماع حتى يمكن تناولها بالشمول والعمق الكافي.

• ... رتب بنود جدول الأعمال وفقًا لأهميتها بحيث تجيء الموضوعات الأكثر أهمية أولًا.

• ... اجمع بنود جدول الأعمال ذات العلاقة ببعضها في موضوع واحد.

• ... حدد الوقت المسموح به لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال.

4 -اجمع كل المعلومات والبيانات المتاحة ذات العلاقة ببنود جدول الأعمال وحدد النقاط المهمة في حالة كون هذه المعلومات والبيانات كثيرة ومفصلة.

5 -وزع مقدمًا، جدول الأعمال والوثائق الخاصة بالموضوعات التي ستعرض للنقاش.

6 -اقصر على الأفراد الذين لهم علاقة مباشرة بموضوعات الاجتماع.

أثناء الاجتماع:

1 -... وضح الهدف من الاجتماع.

2 -... احصر الحاضرين والغائبين عن الاجتماع.

3 -... عند البدء في مناقشة أي بند من بنود جدول الأعمال، افتح باب المناقشة باستدعاء إسهامات الأعضاء.

4 -... أتح الفرصة للأعضاء الذين يملكون الإضافة والإسهام أن يتحدثوا ويقدموا ما لديهم.

5 -... وجه المناقشة بهدف التأكد من أن الاجتماع يسير نحو تحقيق الأهداف المرسومة. تقيد بالموضوعات المطروحة للنقاش ووجه النقاش إذا ابتعد عن الموضوع أو تطرق إلى تفاصيل غير ضرورية.

6 -... لخص ما استمعت إليه من نقاط مهمة، إذا اتخذت المناقشة جانب التعقيد واختلاف وجهات النظر، وذلك لمراجعة فهمك وفهم الآخرين لما قيل.

7 -... التزم بالزمن المحدد لكل بند من بنود جدول أعمال الاجتماع.