1 -وضع المعايير ورصد الأداء الفعلي

لا بد للرقابة من معايير ومقاييس مطابقة لما ورد في بيان أهداف العمل. فإذا كان الهدف مثلًا خدمة المجتمع فلا بد من توفر إمكانية قياس حجم أو نوعية تلك الخدمة المطلوبة. وقد يكون من ضمن المقاييس المطلوبة تبيان عدد الحضور في المؤتمرات أو عدد الطلبات الواردة لاقتناء المطبوعات أو عدد من أصبحوا أعضاء أو عدد المشروعات الناجحة التي تم تنفيذها، ونحو ذلك.

2 -بيانات الأداء «الحقيقية» مقابل مستويات الأداء «المتوقعة» .

مثلًا: هل تم تسجيل العدد المتوقع لحضور المؤتمر؟ وهل جرى استلام العدد المتوقع من الطلبات للكتب؟ وهل زادت العضوية بالمستوى المتوقع؟

3 -تصحيح أي انحرافات عن الأهداف الأساسية واتخاذ ما يلزم من إجراءات لذلك

إذا كانت إجابتنا عن أي سؤال في المرحلة الثانية أعلاه بالنفي فلا بد من رفع نتائج الوضع إلى المسئولين عن التخطيط كي يقوموا بتعديل الموارد البشرية والمادية المخصصة للعمل، أو تعديل الخطة نفسها. وعلينا بالتحديد أن نسأل أنفسنا عما إذا كنا قد قصرنا في تنفيذ جزء من الخطة أو إذا كانت أهدافنا الأصلية غير واقعية، وعما إذا كان الأمر يستلزم تكرار النظر في الأهداف أو إعادة بينها؟

هناك بالطبع من الفروقات ما هو مقبول إذا وقع ضمن حدود معينة داخل إطار الخطة ككل، وهناك انحرافات بسيطة قد لا تؤثر بشيء على نجاح العمل. ولذا ينبغي التركيز على الانحرافات المهمة والبارزة أكثر من غيرها.

ب - أنماط الرقابة

إن إعداد عمليات الرقابة ونشاطاتها جزء هام من أي منهج تخطيطي ناجح ويمكن مراقبة النشاط من خلال أحد العوامل التالية بمفرده أو من خلالها جميعًا:

1 -الكمية.

2 -النوعية.

3 -استخدام الوقت.

4 -التكاليف.

يمكن إدراج مواطن الخطأ والحاجة للرقابة تحت أحد العناوين التالية وهي من أكثر أسباب القصور في العمل:

1 -الخطأ البشري ونقص الإعداد.

2 -ظروف طارئة.

3 -تعطّل الأجهزة أو المعدات.

4 -عدم الوضوح في القرارات أو التوقعات.

عند الانتهاء من إعداد البرامج التخطيطية يمكن الاستعانة بجدول كالمبين أدناه لتحقيق مزيد من الفاعلية في الرقابة:

عوامل الرقابة - ما الأخطاء المتوقعة؟ - متى وكيف تكتشف الأخطاء؟ ماذا ستفعل للتصحيح؟ ومن سيفعل؟

الكمية

النوعية

التوقيت