التاريخ: ... ... ...

الوقت

النشاط البديل

نوعية النشاط

مدى الأهمية

ملاحظات

ع

أ

ن

ل

م

ه

ك

ت

أ

ب

ج

د

كل الذي يتوجب عليك عمله هو أن تقوم بنسخ الجدول إلى سبع نسخ (أو عدد الأيام التي تود فحص مدى استغلالك لوقتك فيها) ثم تبدأ في تعبئتها يوميا متبعا التعليمات التالية:

1 -عند تعبئتك للجدول، ضعه في مكان قريب منك (وليكن إلى جوار فراشك) مسجلا الأنشطة الثابتة التي تعلم أن ستقوم بعملها غدا وعند الصباح خذ معك الجدول وسجل أي نشاط تقوم به لم يسبق أن سجلته وذلك بعد فراغك منه مباشرة.

2 -سجل أي تعديلات على الأنشطة المكتوبة مسبقا في خانة (ملاحظات) . مثلا: كان من المفروض أن تجري اتصالا هاتفيا من الساعة السابعة وحتى الثامنة ولكن الهاتف كان مشغولا، فتكتب مشغول ومن ثم تكتب في خانة (النشاط البديل) ماذا عملت من الساعة السابعة إلى الثامنة بديلا عن المكالمة الهاتفية.

3 -أيضا في خانة (ملاحظات) سجل ما إذا تم تفويض أحد ليقوم بالنشاط بدلا عنك، أو ما إذا تم إلغاء النشاط ولماذا. سجل أيضا ملاحظاتك الأخرى عن النشاط نفسه كأن تكتب مثلا يفضل المرات القادمة أن أسأل محمد عن مقترحاته، أو من الأفضل أن ينفذ هذا العمل في عطلة الأسبوع، أو المحلات تغلق بعد الحادية عشرة والنصف صباحا ... وهكذا.

4 -في خانة نوعية النشاط ضع علامة في الخانة التي ترى أنها تصف النشاط الذي قمت به في ذلك الوقت. وقد وضعت الرموز كالتالي:

ع = عبادة، أ = أكل، ن = نوم، ل = لبس، م = مواصلات، ه = هواتف، ك = كتابة، ت = تلفزيون. وقد تركن لك أربع خانات لتملأها بأي نشاط إضافي.

5 -في خانة (مدى الأهمية) ضع إشارة عند الأحرف التالية بحسب ما تراه مناسبا:

أ - مهم وعاجل. ب - مهم وليس عاجل. ج - عاجل وليس مهم. د - روتيني ومضيعة للوقت.

هذه الخانة يفضل أن تتم تعبئتها عند النوم أي عند انتهاء الأنشطة جميعها.

6 -عند انتهاء الأسبوع (أو الفترة التي قمت بجرد وقتك فيها) ، قم بجمع الساعات وقيمتها حسب كل تصنيف (صلاة، نوم، عمل، ... إلخ) ثم ادرس النتائج من زاوية نقدية. هل حقا كان وقتك مستغلا بالصورة المطلوبة؟ أم أنه كانت هناك فجوات؟ وما حجم هذه الفجوات؟ هل طغى وقت النوم على وقت العمل؟ هل هناك خلل في مواعيد الصلوات؟ وما هي الأنشطة التي كنت تعتقد أنها مهمة ثم تبدى لك عكس ذلك؟ ... وهلم جرا.

تأكد أنه لا بد من عمل هذا الجرد قبل أن تبدأ جديا في عملية تنظيم وقتك حتى تتعرف على نفسك وكيف تستغل وقتك؟ وإلا فقد تبدأ في تنظيم وقتك بتنظيم أنشطة هي في الحقيقة مضيعة للوقت لا أكثر، ولن تتعرف عليها تماما حتى تجري مثل هذا الجرد. إن مجرد معرفة أين يذهب وقتك وكم من الوقت تحتاجه لإنجاز الأعمال يعطيك قوة للتغيير وهذا الجرد هو المقياس لحجم التغيير الذي ستجريه، فمثلا تجد أنك تقضي ساعتين لإجراء مكالمات هاتفية يوميا، أو الرد عليها ومن ثم لا بد من توفير على الأقل ساعة لقضاء أعمال أخرى فنجد مثلا أنه من المتوجب إحالة بعض المكالمات على غيرك أو شراء جهاز لتسجيل المكالمات حتى يتسنى لك الرد على المكالمات المهمة في وقت لاحق ... وهكذا.