2 -ضاعف من وقت التحضير للاجتماع واختصر وقت الاجتماع للنصف: توضيح الهدف من الاجتماع مهم لكل مشارك.

3 -استخدم دائما جدول أعمال مكتوب ووزعه قبل الاجتماع بفترة، ويستحسن كتابته على لوح داخل غرفة الاجتماع.

4 -التزم بوقت البدء والانتهاء حتى ولو لم يكتمل العدد وإلا فلا داعي للاجتماع.

5 -حدد عدد المشاركين ولا داعي لزيادة العدد المفرطة.

6 -حدد موعدا ومكانا ملائمين.

7 -يستحسن أن تسجل الوقت الذي استغرقته كل فقرة في جدول الأعمال مع كتابة الوقت الذي تم البدء بها والانتهاء عنده.

8 -حدد الوقت المعطى لكل مشارك للإدلاء برأيه.

5 -الزيارات المفاجئة: يستحسن أن يكون للزيارات موعدا مسبقا، ملائما للطرفين المزار والمزور ولكن قد يحدث وخصوصا في مجتمعاتنا أن يزورك زائر بدون موعد مسبق (المسيار) فإذا لم يكن لديك مشاغل أخر فعلى الرحب والسعة ولكن إذا كنت مشغولا بمهمة أخرى فنقترح الإجراءات التالية:

1 -كن صريحا مع الزائر وبين له أن لديك عملا آخر فإن كان لديه غرض يريد قضائه معك حدد له وقتا من أجل ذلك ومن ثم بين له أنك ترحب بزيارته في غير هذا الوقت محددا الوقت الملائم.

2 -لو كان الشخص صديقا عزيزا ومنذ زمن لم تره رحب به وفي أثناء الحديث بين له أنك مشغول بعمل آخر فإن كانت طبيعة العمل تمكنك من اصطحابه وإلا فوضح له بصراحة أنه يتوجب عليك إنجاز عملك في وقت محدد.

3 -استخدم بعض العادات المألوفة فبدلا من تقديم الشاي بعد القهوة أحضر الباخور وهي عادة أنك تود إنهاء الزيارة (ما بعد العود قعود) .

4 -أظهر لجميع معارفك مدى حرصك على وقتك وارتباطك بأعمالك لأن ذلك سيولد لديهم شعورا بعدم مقاطعتك إلا بإذن.

6 -المجاملات: وهي وإن كانت ضرورية إلا أنها إذا زادت عن الحد فإنها مضيعة للوقت. ونقصد بالمجاملات تلك اللقاءات التي تحدث بشكل عارض وتستهلك وقتا أكثر من ربع ساعة ومثال عليها ما يحدث بعد الانتهاء من الصلاة، أو في مطعم الجامعة والتي كثيرا ما يضيع الوقت فيها في الجدل الغير مفيد أو الغيبة أو اللغو والمفروض الإقلال منها إلى الحد الأدنى حتى لا تصبح عادة لدى الشخص.

يضاف إلى ما ذكر هنا العديد من مضيعات الوقت مثل: التلفزيون، وقت الانتظار، كثرة قصاصات التنبيه، المشاكل النفسية والعاطفية المشتتة للذهن، ازدواجية الجهود في العمل الواحد، نقص المعلومات والموارد للنشاط المزمع إنجازه، ضعف مهارتي القراءة والكتابة، الروتين والإغراق في التفاصيل، البريد القمامة.

تنظيم العمل المكتبي:

كلما زادت مسؤولياتنا كلما زاد تراكم الأعمال الواجب إنجازها وعادة ما تكون هذه الأعمال قد طلبت منا بشكل كتابي ويراد منا أن نقدم اقتراحات أو تقارير بخصوصها، هذا عدا عن استخدامنا للأوراق لنسجل عليها ملاحظاتنا ومذكراتنا. ولا يخلو منزل ما من وجود مكتب ودولاب لجمع الأوراق وكرسي للجلوس عليه عند الكتابة. ونظرة واحدة إلى معظم المكاتب