التي تزورها تعطينا انطباعا بأن أكداس الأوراق على المكتب وأوراق اللصق على الحائط وإلى جوار الهاتف والملفات التي ازدحمت بالأوراق من كل لون وحجم كلها دليل على أن هناك نشاط حيوي في تلك المكاتب. وبالرغم من أننا نعارض تلك النظرة إلا أنه لا يمنع اجتماع إنجاز الأعمال وأناقة المكاتب ويرجع السبب إلى الفوضى في المكاتب إلى أسباب تصب في النهاية إلى عاملين رئيسيين:

التسويف، واعتقاد أنك حينما ترى الأوراق الخاصة بعمل ما أنك لن تنساها أي أنك تحتاج إلى مذكرات حسية لتلفت انتباهك لأهمية ذلك النشاط.

النقاط التالية مهمة لجعل مكتبك منظما واستمرار هذا التنظيم:

1 -قم بتنظيف مكتبك من ما عليه تماما وذلك بترتيب كل ورقة مع ما يخصها والتي لا ترى لها داعي أتلفها. لا تحاول أن تتملى كثيرا فقط ما عليك إلا أن تعلم جيدا أن هذه الورقة تخص ذلك النشاط إذا فهي معه لأنك إن تمليت كثيرا ستجد أن وقتك قد انتهى بدون أن تعمل شيئا.

2 -اقتن دولاب ملفات سهل التحريك مع ملفات ذات ألوان مختلفة أو عناوين بارزة ومن ثم سجل على كل ملف اسم المشروع أو العمل أو المهمة التي أنشأ من أجلها الملف مثلا: ملف مادة الكيمياء العضوية رقم 567، ملف لجنة المخيمات، ملف دكتور الأطفال، ملف شركة الماء والكهرباء، ملف مشروع التسجيلات التجاري ... وهكذا. ضع في الدرج الأعلى الملفات المتعلقة بالمشاريع والأعمال الحيوية، والأسفل ملفات الأعمال التي للحفظ فقط.

3 -جهز سلتين ضعها في أدراج مكتبك أو في أعلى دولاب الملفات أحدهما للوارد وهي للأوراق التي يلزم الرد عليها عاجلا، والأخرى للصادر: وهي للأوراق التي تم إنهاؤها من السلة الأولى ويتم فرزها وترحيلها إما لدولاب الملفات أو إلى الجهات المتعلقة بها. لا تضع الأوراق الخاصة بالسلتين على مكتبك أبدا.

4 -إذا كان لديك دولاب ملفات حاليا قم بجرد الأوراق الموجودة فيه سنويا، وأي ورقة تتردد في شأنها مرتين أو تقرأها لأكثر من خمس دقائق فألقها في المهملات.

5 -لا تضع على المكتب إلا الأشياء المتعلقة بالنشاط الذي أنت بصدده وفي داخل ملف خاص به، فالإنسان لا يستطيع أن يعمل أكثر من شيء في نفس الوقت.

6 -اجعل سلة المهملات قريبة منك (صديقتك) ولكن لا تجعلها في جيبك أو على سطح مكتبك .. !!.

7 -البريد الذي يرد إليك يوميا ينصح بأن يؤجل حتى المساء للنظر فيه، وعند فتح البريد فإنه لا بد منا التصرف السريع حياله وعدم تأجيله فالمجلة توضع مع الأشياء التي للقراءة، والرسائل إن كانت تستلزم ردا وإلا فإن كانت ترتقي لأن تحفظ فتحفظ وإلا إلى المهملات وفي حالة ما إذا وجدت ورقة لا تدري ما تفعل حيالها فاسأل نفسك هل ستحتاجها أم لا؟ فإن كانت الإجابة بنعم فمتى؟ فإن كانت السنة القادمة فاحفظها في الملف الخاص بها حتى لو اضطر الأمر أن تفتح ملفا خاصا بها لوحدها.

8 -المذكرات القابلة للصق أو العادية لا ينصح باستخدامها بكثرة وحاول أن تسجل أي ملاحظات أو أشياء تود تذكير نفسك بها في يوميتك بدلا من تعليقها أمامك. إذا كان لديك مذكرات وقصاصات على وحول مكتبك فأجر جردا لها وقم بتفريغها إما في يوميتك أو في المهملات.