9 -أرقام الهواتف وبطاقات العمل يجب أن توضع في محافظ خاصة بها، دفتر الهاتف لا بد أن يكون محمولا معك إلى جوار دفتر يوميتك وحاول أن تسجل في أي رقم هاتف يعرض لك وفيما بعد انقله إلى دفتر آخر في المنزل وإذا امتلأ الدفتر الذي بحوزتك انسخ الأرقام التي فيه إلى دفتر آخر.

10 -قم بعملية جرد يومية لجيبك ودفتر يومياتك ولا تبق أي ورقة اعتقادا بأنك ستحتاجها فإما أنك قد انتهيت منها أو أنك تضن على المهملات بها (لا تحرص على أن تكون مكتبا متحركا) .

11 -اعلم أن البساطة مهمة لاستجماع القوى والتركيز في الجهود فلا داعي أبدا من التعقيد الذي يشعرك بأنك تعمل وتجتهد ولكن بدون نتائج.

12 -اقتصر على دفتر يوميات واحد ولا داعي لأن تعلق في كل مكان مفكرة تقويم وخصوصا إلى جوار بيئة عملك، يمكنك أن تبقي لوحة المخطط السنوي Yearly Planner لبقية أفراد العائلة حتى يستفيدوا منها ويذكروك بما يتوجب عليك فعله.

13 -قسم منطقة العمل في مكتبك إلى ثلاثة أقسام:

-قسم (أ) ، وهو أهم قسم وتوضع به الأشياء ذات القيمة العالية مثل مفكرتك اليومية وسلة المهملات وغيرها من الأشياء التي تحتاجها باستمرار ولا داعي لأن تقوم من كرسيك لتحصل عليها أي أنه باستطاعتك الحصول عليها بمد يدك فقط.

-القسم (ب) ، وتوضع به الأشياء الأقل حاجة والتي تحتاجها من وقت لآخر مثل التلفون والأشياء التي لا بد أن تقف أو تمد جسمك لتناولها.

-القسم (ج) ، وتوضع به الأشياء التي لا تستخدمها بكثرة ويلزم أن تمشي إليها حتى تتناولها مثل الكتب وخلافه.

حاول أن تحدد في كل مرة ما هي الأشياء التي يجب وضعها في كل قسم فمثلا الدباسة إذا كنت ممن يستخدمونها كثيرا ضعها في المنطقة (أ) .

دوائر الأهمية في تنظيم العمل المكتبي