وبناء على ذلك؛ يمكننا تعريف القيد الالكتروني الآمن لبيانات التاجر المحاسبية بأنه: (تسجيل البيانات المحاسبية للتاجر سواء كانت ذات أصل ورقي أم ذات أصل الكتروني وفقًا لضوابط فنية وتقنية معينة، بحيث تمنع أية تعديلات أو محو لهذه البيانات، ويؤدي إلى قبول حجيتها في الإثبات) [1] .

نستنتج من التعريف أن القيد الالكتروني لبيانات التاجر المحاسبية هو بمثابة إنشاء سجل الكتروني يحتوي على هذه البيانات، ومن هنا فإنه يجوز تطبيق ذات القواعد التي نصت عليها معظم تشريعات التجارة الالكترونية [2] بشأن الاحتفاظ بالسجلات الالكترونية، وبالتالي يجب أن تستوفي قيود التاجر الالكترونية الضوابط الفنية والقانونية الآتية:

1.يجب أن يكون ممكنًا من الناحية الفنية تحديد وقت وتاريخ ومصدر القيد الالكتروني، وأن تتم هذه الإمكانية من خلال نظام حفظ الكتروني مستقل وغير خاضع لسيطرة منشئ القيد.

2.يجب أن يتم حفظ بيانات التاجر المحاسبية بشكل يسهل معه الإطلاع عليها وعلى نحو يتيح استخدامها في الرجوع إليها لاحقًا.

3.يجب أن يسمح القيد بالاحتفاظ بالبيانات الواردة فيه مدة زمنية تعادل مدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية التقليدية.

ويلاحظ على معظم التشريعات أنها لم تتناول مسألة الترقيم والتأشير والتوقيع على الدفتر الالكتروني كطريقة موازية لإجراءات الترقيم والتأشير والتوقيع على الدفتر التجاري التقليدي، ولذلك يحاول بعض الفقه تغطية هذا العجز التشريعي باقتراح أن تتم عملية الترقيم والتأشير والتوقيع على الدفاتر التجارية الالكترونية بواسطة تصميم برنامج ذي مواصفات معينة تحت إشراف وتوقيع موظف الجهة المختصة - السجل التجاري مثلًا - مع مراعاة تسجيل القيودات في ذات الوقت وحفظها بطريقة مركزية لدى ذات الجهة، بحيث تكون نسخة التاجر ونسخة الجهة متطابقتين،

(1) انظر د. جمال محمود عبد العزيز، الدفاتر التجارية التقليدية والالكترونية وحجيتها في الإثبات، دار النهضة العربية، القاهرة، 2006، ص 166.

(2) راجع على سبيل المثال، (م 10) من قانون الأونسترال النموذجي بشأن التجارة الالكترونية لسنة 1996، (م 4) من قانون المبادلات والتجارة الالكترونية التونسي رقم 83 لسنة 2000، (م 9) من قانون مملكة البحرين بشأن المعاملات الالكترونية رقم 28 لسنة 2002، (م 5) من القانون الاتحادي لدولة الإمارات العربية المتحدة رقم 1 لسنة 2006 بشأن المعاملات والتجارة الالكترونية.