وعندما يطلب شخص لائحة لكل الوثائق التي تعالج موضوعًا معينًا، فإنه يضع لائحة بالكلمات التي تصف مجال الموضوع. ويبحث الحاسوب في أشرطته عن كل المصادر التي تشمل المعلومات التي وصفها الشخص في لائحته. ثم يطبع الحاسوب لائحة توضح عنوان كل مصدر وموقعه في المكتبة.
أنواع أنظمة الاسترجاع. تشمل الأنواع المختلفة لأنظمة الاسترجاع: 1- أنظمة استرجاع المراجع. 2- أنظمة استرجاع الوثائق. 3- أنظمة قاعدة المعطيات أو الحقائق. 4- أنظمة معالجة النصوص.
تزودنا أنظمة استرجاع المراجع بإشارات عن مؤلف وعنوان ومكان كل الوثائق الخاصة بملف موضوع معين. وتعتبر بطاقة الفهرسة في المكتبة نظام استرجاع مراجع مبسّط.
تطبع أنظمة استرجاع الوثائق نسخة كاملة لكل وثيقة. وتستخدم هذه الأنظمة وسائل ميكروفوتوغرافية، مثل المايكروفيلم والميكروفيش، لإنتاج نسخ صغيرة جدًا من الوثائق. انظر: المايكروفيلم.
أما أنظمة قاعدة المعطيات أو الحقائق فإنها تجيب عن أسئلة معينة حول مسائل مثل قائمة الجرد، أو جدول الرواتب. ويستطيع نظام استرجاع المعطيات أو الحقائق أن يهيئ فورًا جملة ما حصل عليه موظف ما في سنة معينة.
وأنظمة معالجة النصوص هي الأنواع الأكثر تعقيدًا، وكثير منها ما زال في طور التجربة والاختبار. وعلى سبيل المثال، فإن المهندسين يحاولون تصميم أنظمة تستطيع ترجمة الوثائق من لغة إلى أخرى.
انظر أيضًا: الحاسوب؛ الكشاف؛ المكتبة.