في أغلب الجمعيات يحفظ سكرتير الجمعية الوقائع في مدونة ثابتة. يتصدر كل محضر تاريخ، ومكان الاجتماع، وموعد بدئه، واسم الجالس على مقعد الرئاسة. وفي بعض الجمعيات يجري حصر الحضور، وتسجل أسماؤهم في المحضر. ويعد السكرتير وقائع المحضر حسب تناول الأعضاء لموضوعات جدول الأعمال.
بعد أن يقرأ السكرتير وقائع المحضر، يسأل الرئيس إذا كان أي عضو يريد إدخال تصحيح، أو إضافة. وفي هذه الحالة، يجب أن يوافق الأعضاء على كل تصحيح أو إضافة. ثم يطلب الرئيس، أو يقترح أحد الأعضاء، التصديق على المحضر. والطريقة الأيسر هي أن يعلن الرئيس، أنه إذا لم يكن هناك أي اعتراض، يصبح المحضر مصدقًا عليه. ويسجل السكرتير في نهاية المحضر التصديق عليه وتاريخه.
الاقتراحات. الاقتراح عبارة موجزة ومحددة تدعو لاتخاذ إجراء ما. يتقدم عضو باقتراح، فقط، حينما يأذن له الرئيس ويُعطى الفرصة، أي حينما يُعطى حق مخاطبة الجلسة. وتحتاج بعض الاقتراحات إلى تثنية من عضو آخر قبل أن يناقشها الاجتماع. والتثنية لا تلزم العضو المثني بمساندة الاقتراح المطروح، وإنما تعني رغبته في أن ينظر الاجتماع في ذلك الاقتراح. وبعد طرح الاقتراح وتثنيته، يعيد الرئيس قراءته لفائدة بقية الأعضاء. وفي حالة طرح اقتراح معقد، يطلب من السكرتير قراءة الاقتراح من المحضر. ثم يتداول الأعضاء في الاقتراح. وربما يرون تعديله (تغييره) بشكل ما. وفي هذه الحالة يجب أن يقدموا، ويجيزوا اقتراحًا جديدًا، يعدل الاقتراح الأصلي. ومن ثم يجب أن يناقشوا الاقتراح الأصلي، كما هو معدل.